Confirmación de Estudiantes que Regresan

La lista de estudiantes del año próximo no se crea sola. Se copia hacia adelante en una sola acción y luego se confirma familia por familia.

Acceso Requerido

Admisiones — Editar

Ejecutar la reinicialización requiere Admisiones — Editar. Poner estudiantes en Matriculado requiere Admisiones — Administrador. Ingresar las fechas del año nuevo requiere Configuración del Año / Calendario — Editar.

La lista de estudiantes del año próximo empieza vacía. La reinicialización de estudiantes la llena en una sola pasada: cada estudiante matriculado este año se copia al año próximo, avanzado un grado, con el estado inicial que usted seleccione. El reingreso consiste luego en ir avanzando el estado de cada estudiante a medida que su familia confirma.

La reinicialización se ejecuta durante el año en curso, no cuando comienza el año nuevo. La rematrícula, los contratos de pago y los horarios del año próximo se construyen sobre la lista de estudiantes de ese año, así que la lista tiene que existir mientras ese trabajo está en marcha. Mosaic la solicita en el panel de inicio en el momento oportuno.

Panorama del proceso

Cuatro pasos, en este orden. El primero es una configuración breve, el segundo es una sola acción y el tercero ocupa la mayor parte del período de reingreso.

1. Complete las fechas del año nuevo.
2. Ejecute la reinicialización desde el recordatorio del panel de inicio, temprano en el año (desde 60 días después del primer día de clases).
3. Confirme a cada familia y cambie su estado conforme respondan.
4. Atienda las excepciones: estudiantes que no regresan, estudiantes que se matriculan después de la reinicialización y estudiantes que no pudo incluir.

Paso 1 — Complete las fechas del nuevo año

En la mayoría de los casos no hace falta crear el año. Mosaic mantiene dos años por delante: cada vez que se establece el año en curso de un colegio, crea los dos años siguientes si aún no existen, trasladando el patrón del nombre, las fechas de inicio y fin fiscal, la cantidad de cortes evaluativos y los códigos de corte a partir del año que se está estableciendo.

Lo que no puede aportar es su calendario. Vaya a Configuración ▸ Años Escolares, abra el año próximo en la lista y complete el panel Cortes Evaluativos, ingresando para cada corte:

• Las fechas de Comienzo, Mid (mitad) y Final.
• Días: la cantidad de días lectivos del corte.

Revise al mismo tiempo el panel Detalles. Las fechas de inicio y fin fiscal se copiaron del año anterior aumentando el número de año, así que son aproximadamente correctas pero conviene verificarlas: un colegio que haya movido su fecha de inicio tendrá que corregirlas. El panel muestra una advertencia roja mientras algún campo obligatorio siga incompleto.

Estas fechas no son un mero trámite. La asistencia, los reportes de notas, la herramienta de retiro y todo cálculo de Mosaic que dependa de si una fecha cae dentro del año escolar las leen, y varios de ellos fallan en silencio cuando faltan.

Si el año próximo no aparece en la lista

Un año falta únicamente cuando no se ha establecido ningún año en curso desde que habría correspondido crearlo, lo que ocurre sobre todo en un colegio nuevo. Haga clic en Nuevo en Configuración ▸ Años Escolares e indique un nombre, las fechas de inicio y fin fiscal y la cantidad de cortes evaluativos; luego complete los cortes como se indicó arriba.

Todavía no cambie el año en curso

El botón Establecer Año en Curso determina en qué año queda situado cada usuario al iniciar sesión. No lo use mientras solo esté preparando: seleccionar el año en el selector de año basta para todo el trabajo preparatorio. Establezca el año nuevo como año en curso cuando el colegio efectivamente pase a él.

Paso 2 — Ejecute la reinicialización

Sesenta días después del primer día de clases aparece el recordatorio Reinicialización de Estudiantes Pendiente en el panel de inicio de cada usuario con Admisiones — Editar. Es temprano a propósito: las conversaciones con las familias sobre el próximo año suelen empezar en el primer semestre, y el estado de matrícula del próximo año no se puede registrar hasta que el próximo año tenga su lista de estudiantes. Los estudiantes que se matriculan después de la reinicialización se pasan más adelante, uno por uno; vea Estudiantes que se matriculan después de la reinicialización. No hace falta cambiar de año: usted permanece en el año en curso todo el tiempo.

Haga clic en Ejecutar Reinicialización en el recordatorio. El diálogo se abre en el mismo panel, indica los dos años involucrados — Copiar de este año, Copiar a el año próximo — y pide una sola decisión:

Nuevo estado: el estado con el que comienza cada estudiante copiado. El valor predeterminado es Reingreso no confirmado, que es la opción adecuada para la mayoría de los colegios. Vea Cómo elegir el estado inicial más abajo.

Haga clic en Reinicialización de estudiantes para ejecutarla. La lista de estudiantes del año próximo queda poblada y el recordatorio desaparece. Nada cambia en el año en curso, así que las clases, las notas y la asistencia siguen igual.

Si otra persona del equipo se encarga de la reinicialización, elija Yo me encargaré de esto en el menú del recordatorio (la flecha junto a Recordarme después). El recordatorio queda oculto para los demás administradores y vuelve para todos después de 14 días si la reinicialización aún no se ha ejecutado.

Cuando el recordatorio se ve distinto

• El año próximo no se ha creado. El recordatorio lo indica y su botón abre Configuración ▸ Años Escolares. Cree el año (vea el Paso 1) y el recordatorio pasará a ofrecer la reinicialización.
• El recordatorio está en rojo. El colegio pasó al año nuevo antes de ejecutar la reinicialización, así que los estudiantes matriculados el año pasado no tienen registro en el año que ahora está en uso y no aparecen en sus listas. Ejecute de inmediato la reinicialización desde el recordatorio; los copia al año en curso. Puede posponerse unos días, pero no descartarse definitivamente, hasta que se haga.

Ejecutarla antes de que aparezca el recordatorio

Para reinicializar antes del recordatorio, seleccione el año próximo con el selector de año de la barra superior: el ícono de calendario con el nombre del año, que se muestra en rojo y negrita siempre que el año seleccionado no sea el año en curso del colegio. Luego vaya a Estudiantes, donde un aviso dice Aún no ha realizado la reinicialización de estudiantes para este año, y haga clic en Reinicialización de estudiantes. El diálogo y el resultado son los mismos. Trabajar en el año próximo requiere el permiso Acceso a Años, pero no su nivel más alto: Ver Años Anteriores ya otorga acceso completo al año próximo.

Si no se copia ningún estudiante

La reinicialización avanza a cada estudiante siguiendo el Próximo Código de Grado definido en su grado. Esa es una configuración de una sola vez, hecha cuando se configuraron por primera vez los grados del colegio; si nunca se terminó, la reinicialización no tiene nada que seguir y no copia a nadie. Mosaic lo informa en lugar de dar la reinicialización por realizada:

No se copió ningún estudiante, por lo que el año no se marcó como renovado. Verifique que cada grado indique el grado al que pasan los estudiantes, en Configuración de Escuela → Grados.

El año se deja deliberadamente sin marcar, así que el recordatorio permanece. Corrija los grados en Configuración ▸ Escuela ▸ Grados — cada grado necesita un próximo código de grado o bien Graduando = Sí — y vuelva a ejecutar la reinicialización.

Qué copia la reinicialización

Estado del año anterior	¿Se traslada?	Llega como
Matriculado	Sí, un grado más arriba	El estado que eligió · categoría Reingreso
Educación en casa	Sí, un grado más arriba	Educación en casa · categoría No
Aplicación recibida, Aceptado, Lista de espera	No	—
Retirado, Inactivo, Traslado	No	—
Cualquier estudiante en un grado con Graduando	No	—

Los estudiantes que ya tienen un registro en el año nuevo — un aspirante creado allí con anticipación, o un estudiante ya marcado como inactivo para el año próximo — quedan sin cambios. Ningún estudiante se duplica y ninguna decisión ya registrada se sobrescribe.

Qué no hace la reinicialización

Copia únicamente los registros de matrícula, junto con la letra de sección de cada estudiante, de forma provisional (vea Secciones del próximo año). No crea clases, no arma horarios, no asigna profesores guía, no traslada rutas de bus ni genera contratos de pago. Cada una de esas tareas es aparte y tiene su propia reinicialización o su propio paso de configuración.

Tampoco lee ninguna indicación registrada durante el año en curso de que un estudiante no va a regresar. El campo Categoría de Matrícula — Tal vez, No — existe para efectos de proyección y no se consulta al copiar. Los estudiantes que se sabe que se van se atienden en el Paso 4.

Se ejecuta una vez al año y puede repetirse sin riesgo

Una vez que la reinicialización se realiza correctamente, el año queda marcado y el recordatorio deja de aparecer. Cuando no copió ningún estudiante, la marca se omite deliberadamente para que pueda corregirse la causa y volver a ejecutarla. Una segunda ejecución nunca duplica a un estudiante que ya tiene registro.

Cómo elegir el estado inicial

El campo Nuevo estado determina el estado de toda la promoción en el momento en que comienzan los registros del año nuevo.

Opción	Úsela cuando
Reingreso no confirmado (predeterminado)	Se le pedirá a cada familia que confirme. Es el caso habitual.
Reingreso confirmado	El reingreso ya está resuelto; por ejemplo, un período de contratos concluido antes de la reinicialización.
Matriculado	Todos los requisitos de reingreso ya están cumplidos. Un estudiante pasa a Matriculado una vez que cumple los suyos, de modo que esto solo aplica a una promoción que los completó antes de ejecutar la reinicialización.

Poner a toda la promoción en Matriculado parece ahorrar trabajo, pero descarta la distinción de la que depende el resto del proceso: con todos los estudiantes ya matriculados, la página de Admisiones no puede mostrar qué familias han respondido y cuáles no.

Paso 3 — Confirme a cada familia

Vaya trabajando la lista conforme responden las familias, avanzando el estado de cada estudiante.

Una convención habitual, y la que da nombre a los estados:

• Reingreso no confirmado → Reingreso confirmado cuando la familia confirma: al firmar el contrato, al pagar la cuota de inscripción o mediante el acto que su colegio considere el compromiso.
• Reingreso confirmado → Matriculado cuando comienza el año y el estudiante asiste.

Algunos colegios combinan ambos pasos y pasan directamente a Matriculado al confirmar. Cualquiera de los dos enfoques es válido, siempre que se aplique de forma consistente.

Actualizar un estudiante

Abra el perfil del estudiante, vaya a la pestaña Matrícula y edite el panel Matrícula del año. Cambie el Estado, y aproveche para definir la Sección y el Profesor Guía si su colegio ubica a los estudiantes a medida que confirman.

Actualizar un grupo

La página de Admisiones está pensada para esto. Vaya a Estudiantes ▸ Admisiones y haga clic en En proceso, que lista a todos los estudiantes que tienen cupo pero aún no están matriculados. Filtre por grado si está trabajando un grado a la vez, seleccione a los estudiantes que ya confirmaron y haga clic en Cambiar estado.

El cambio masivo fija únicamente el estado. Las secciones, los profesores guía y las categorías se definen por estudiante.

Matriculado requiere el nivel Administrador

Solo un usuario con Admisiones — Administrador puede poner un estado en Matriculado, tanto de forma individual como masiva. En el nivel Editar el cambio no se aplica y Mosaic muestra una advertencia. El personal de oficina normalmente puede avanzar estudiantes a Reingreso confirmado sin ayuda; el cambio final a Matriculado puede requerir a un supervisor.

Seguimiento del avance

La cuadrícula Estado de Matrícula de Estudiantes ▸ Admisiones ofrece la vista más clara del avance: una fila por grado, una columna por estado, y cada celda enlaza con los estudiantes que cuenta. El movimiento de la columna Reingreso no confirmado hacia Reingreso confirmado muestra en una sola pantalla el estado de todo el período de reingreso.

Dos reportes la complementan:

• Estudiantes ▸ Reportes ▸ Estadísticas de Estudiantes incluye una tabla de Retención — elegibles para regresar, regresaron, no regresaron y la tasa — por división. Cuenta a un estudiante como que regresó únicamente cuando su estado es Matriculado, así que dará una cifra baja hasta que los estudiantes confirmados pasen a Matriculado al comenzar el año.
• Estudiantes ▸ Reportes ▸ Estudiantes Nuevos y Retirados lista las incorporaciones y salidas del año, con fechas y motivos de retiro.

Paso 4 — Atienda las excepciones

Estudiantes que no regresan

No los elimine ni se limite a poner el estado en Inactivo. Use la herramienta Retirar estudiante en la pestaña Matrícula del estudiante, en el año actual, y seleccione una de estas opciones:

• Inactivo el próximo año: el estudiante completa este año y no regresa.
• Finalización anticipada: el estudiante termina antes de tiempo, pero el año se da igualmente por concluido.

Cualquiera de las dos opciones deja el año actual sin cambios y marca al estudiante como inactivo para el año próximo, creando el registro del año próximo si la reinicialización aún no se ha ejecutado, o actualizándolo si ya se ejecutó. La fecha, el motivo y el comentario del retiro quedan registrados en un solo lugar, que es de lo que depende el reporte de Estudiantes Nuevos y Retirados. El detalle completo está en Retirar un Estudiante.

Estudiantes que se matriculan después de la reinicialización

Como la reinicialización se ejecuta temprano en el año, las familias que se matriculan después (en el cambio de semestre o más tarde) no tienen registro en el año próximo. No hay una segunda reinicialización que recordar. Mosaic les da seguimiento: mientras exista algún estudiante así, aparece el recordatorio Estudiantes Omitidos en la Reinicialización en el panel de inicio de los usuarios con Admisiones — Editar.

Haga clic en Revisar estudiantes. El diálogo lista a cada estudiante matriculado este año que no tiene ningún registro en el año próximo:

• Los estudiantes marcados pasan a su siguiente grado, igual que en la reinicialización, con el estado que usted elija.
• Los estudiantes desmarcados quedan registrados como Inactivos en el año próximo: no continúan.

De una forma u otra cada estudiante queda resuelto, y eso es lo que hace desaparecer el recordatorio. Sigue revisando también durante los primeros 60 días del año nuevo, para que no se pierda un estudiante que se matriculó en las últimas semanas del año anterior.

Un grado que la reinicialización no puede pasar

Un estudiante se pasa solo si su grado indica un Próximo Código de Grado que existe, o está marcado Graduando = Sí (en ese caso no se pasa, a propósito). Si un grado no tiene ninguna de las dos cosas, la reinicialización omite a sus estudiantes y tampoco aparecen en la lista de omitidos. Configuración ▸ Escuela ▸ Estado de Configuración señala ese grado de antemano (Cada grado indica el grado siguiente), y la reinicialización vuelve a advertirlo si todavía lo encuentra. Corrija el grado en Configuración ▸ Escuela ▸ Grados; entonces sus estudiantes aparecen en la lista para pasarlos. Un programa en el que los estudiantes permanecen a propósito año tras año se puede marcar como revisado en Estado de Configuración.

Secciones del próximo año

En un colegio con más de una sección por grado (3A, 3B), la reinicialización copia la letra de sección de cada estudiante al próximo año como punto de partida. Si el próximo año conserva esas letras se decide después: desde unas seis semanas del segundo semestre aparece el recordatorio Confirme las secciones del próximo año para los usuarios con Admisiones — Editar o Administración de Horarios. Su diálogo muestra cada grado con las letras de este año y del próximo, y ofrece:

• Conservar: cada estudiante que continúa recibe otra vez la letra de este año.
• Borrar: nadie del grado queda con sección, para asignar nuevas (en un colegio que mezcla sus secciones cada año).
• Dejar como está: sin cambios.

Cada fila indica cuántos estudiantes cambian. La revisión se puede repetir en cualquier momento desde la pestaña Secciones de la página principal de Estudiantes (Secciones de el año anterior), y vale la última. Un estudiante pasado desde la lista de omitidos conserva su letra, salvo que su grado se haya borrado.

Estudiantes que la reinicialización no incluyó

Algunos estudiantes faltan en el año nuevo por diseño: un estudiante que se retiró a mitad de año y regresa, un estudiante que vuelve después de un año fuera, o un aspirante creado en el año equivocado. Para cada uno de ellos:

1. Seleccione el año nuevo.
2. Abra el perfil del estudiante y vaya a la pestaña Matrícula.
3. Haga clic en Nuevo Registro de Matrícula y defina el grado, el estado y la categoría.

Su persona, su familia y su historial no se ven afectados; solo se está agregando el año que faltaba.

Estudiantes que repiten grado

La reinicialización avanza a todos los estudiantes según la correspondencia entre grados; no toma en cuenta las decisiones de repitencia. Después de la reinicialización, edite el panel Matrícula de esos estudiantes en el año nuevo y corrija el grado.

La facturación no exige el estado Matriculado

Se puede generar un contrato de pago para cualquier estudiante cuyo estado sea Matriculado, Reingreso confirmado, Reingreso no confirmado, Aceptado o Retirado durante año. Los aspirantes y los estudiantes inactivos quedan excluidos.

La preparación de contratos y la confirmación pueden por lo tanto avanzar en paralelo: fije las tarifas del año y genere los contratos de la promoción reinicializada sin esperar a que responda cada familia. En muchos colegios, el contrato firmado es la confirmación.

Qué sigue después

Con la lista de estudiantes armada, puede continuar el resto de la preparación del año:

• Clases y listas — arme las clases del año y ubique a los estudiantes; vea Modificar la Lista de Clase.
• Calendario — copie los eventos recurrentes al año nuevo con Reinicialización de Eventos.
• Aspirantes nuevos — vea Admisión de Estudiantes Nuevos.
• Estado de Configuración — Configuración ▸ Escuela ▸ Estado de Configuración tiene una sección anual que revisa cada año: fechas de los cortes evaluativos, estudiantes matriculados, tutores registrados, clases con profesor y aula, estudiantes sin profesor guía y más. Vea Estado de Configuración.
• Liberar el año a las familias — en Configuración ▸ Acceso de Usuarios, una vez que los horarios y las listas de clase estén en buena medida definidos, para que las familias puedan ver los registros académicos del año nuevo.

Preguntas frecuentes

El aviso de reinicialización desapareció, pero no se copió ningún estudiante.

Esa combinación no debería ocurrir: cuando la reinicialización no copia estudiantes, deja el año sin marcar para que el aviso permanezca. Si el aviso no está y el año está efectivamente vacío, confirme el año que se muestra en el encabezado. Una lista vacía suele ser un año distinto de aquel al que se reinicializó.

¿Puedo ejecutar la reinicialización dos veces?

Sí, mientras el recordatorio o el aviso sigan visibles. Los estudiantes que ya tienen registro en el año nuevo se omiten, de modo que una segunda ejecución agrega solo lo que la primera no agregó: el comportamiento esperado una vez corregida la causa del primer intento fallido.

¿Por qué un estudiante quedó en el grado equivocado?

La reinicialización usa el Próximo Código de Grado del grado en que estaba el estudiante. Si un grado entero quedó mal, ese campo está mal: corríjalo en Configuración ▸ Escuela ▸ Grados para los años siguientes y enmiende a los estudiantes de este año en su panel Matrícula. Si se trata de un solo estudiante, lo más probable es que esté repitiendo o adelantando grado; edite su registro directamente.

¿Qué pasa con los estudiantes que se gradúan?

Nada, que es el comportamiento esperado. Un grado marcado con Graduando = Sí no tiene grado siguiente, por lo que sus estudiantes no se copian al año nuevo. Su registro del año en que se graduaron permanece sin cambios.

¿Los estudiantes de educación en casa se reinicializan?

Sí. Los estudiantes con el estado Educación en casa se trasladan como Educación en casa, avanzados un grado, con la categoría No. No reciben el estado seleccionado para el resto de la promoción.

¿Dónde está el botón de reinicialización? No veo el recordatorio.

El recordatorio Reinicialización de Estudiantes Pendiente aparece en el panel de inicio a partir de 60 días después del primer día de clases, y solo para usuarios con Admisiones — Editar. Antes de eso, o si se pospuso, seleccione el año próximo en el selector de año y use el aviso de la página principal de Estudiantes. Ese aviso aparece solo cuando el año seleccionado todavía no se ha reinicializado y existe un año anterior desde el cual copiar. Su botón también requiere Admisiones — Editar; en el nivel Ver el aviso se ve, pero el botón no.