Contratos de Pago

Un contrato son las cuotas acordadas del año para una cuenta financiera, y el plan con el que se le facturará.

Acceso Requerido

Caja — Contratos

Firmar un contrato y entregarlo a la familia, y cerrarlo anticipadamente, necesitan Supervisor.

Esta página sigue una sola cuenta. Hacer el mismo trabajo para toda la escuela de una vez es Contratos en Bloque.

Abra una cuenta financiera y vaya a su pestaña Contrato de Pago.

El ciclo de vida

Un contrato atraviesa cuatro estados, y la pestaña muestra dónde está mediante una línea de avance en la parte superior.

Etapa	Qué significa
Creado	Se han ingresado las cuotas. Puede que aún no haya un plan.
Pagos conciliados	El plan factura exactamente lo que suman las cuotas. Hasta que esto sea cierto, el contrato no se puede firmar.
Aprobación del personal	Un Supervisor lo firmó y lo entregó. Se le avisa por correo a la familia que está listo.
Firma de la familia	Un tutor lo firmó en el portal de familias.

Junto a eso, el contrato lleva un estado: Sin contrato · Borrador · En proceso · Completo · Exento · Anulado.

Armar el contrato

Crear contrato abre un asistente de cuatro pasos. Continuar configuración retoma uno inconcluso donde quedó.

Paso 1 — Escala de colegiatura

Dos decisiones, ambas por estudiante.

Quién está en el contrato de este año. Cada estudiante de la cuenta aparece con una casilla Incluir, marcada según su estado de matrícula. Desmarcar a alguien lo saca de los pasos restantes, de los totales y del contrato impreso — la respuesta correcta para un hermano que ya se graduó o que no regresa. Siguen apareciendo aquí para poder volver a agregarlos.

En qué escala de colegiatura está cada estudiante incluido. La escala decide sus tarifas anuales y a qué descuentos automáticos califica, así que nada de lo que sigue funciona sin ella. No puede avanzar de este paso mientras un estudiante incluido no tenga escala.

Los estudiantes de año parcial también se definen aquí. Active la opción de año parcial y dele al estudiante una ventana de asistencia; las cuotas prorrateables se reducen a esa parte del año. Fijar un porcentaje no cambia ningún importe por sí solo — usted todavía tiene que usar Definir cuotas automáticamente en el paso siguiente para que se llenen las cifras reducidas.

Paso 2 — Cuotas escolares

Una cuadrícula de estudiantes contra cuotas. Ingrese la cuota estándar de cada estudiante, antes de cualquier descuento.

Definir cuotas automáticamente llena toda la cuadrícula a partir de la escala y el grado de cada estudiante, usando las tarifas de este año. Esa es la forma normal de llenarla; luego ajuste solo las celdas donde esta cuenta realmente difiera.

Paso 3 — Descuentos

Los descuentos marcados como Automático para la escala de colegiatura de un estudiante ya vienen aplicados y aparecen listados para revisión. Todo lo marcado como Manual se le ofrece para agregarlo, junto con el resto del catálogo.

El neto ajustado debajo de la cuadrícula es lo que el contrato facturará realmente.

Paso 4 — Plan y generar

Elija un plan de pago y genere los cargos de las cuotas. Lo que ocurre con un plan que ya existe es una pregunta en sí misma — vea Generar y reconstruir el plan más abajo.

La revisión de tarifas

Cada contrato se compara contra las tarifas estándar de la escuela, y el resultado se muestra como una etiqueta en la que puede hacer clic para ver el detalle.

Etiqueta	Significado
Tarifas correctas	Cada cuota es la tarifa estándar para la escala y el grado de ese estudiante, y no se omitió ninguna cuota estándar.
Tarifas no estándar	Alguna cuota no tiene ninguna tarifa estándar. Es lo esperable en servicios opcionales — confirme que apliquen a esta cuenta.
Discrepancia de tarifas	Un importe contradice una tarifa establecida, o no se cobra una cuota estándar. Vale la pena abrirlo.
Sin cuotas	Aún no se ha ingresado nada, así que no hay nada que comparar.

Una discrepancia no siempre es un error — una tarifa negociada es algo real. Marcar el contrato como Revisado deja constancia de que alguien lo miró y que las diferencias son intencionales, lo que evita que se siga marcando.

Generar y reconstruir el plan

Generar escribe los cargos de las cuotas. Hacerlo por segunda vez plantea una pregunta real — qué pasa con las cuotas que ya están ahí y con el dinero pagado contra ellas — así que pregunta, y describe qué va a pasar con esta cuenta en lugar de nombrar un modo.

Conservar las cuotas ya resueltas — las cuotas pagadas y las que usted ingresó a mano quedan exactamente como están, y el plan factura solo lo que sobra.
Reconstruir todo el plan — cada cuota se reemplaza por una nueva por el neto completo. El dinero ya recibido se vuelve a aplicar a las nuevas cuotas, de la más antigua a la más reciente.

Donde solo una de las dos es posible, es una simple confirmación. Donde ambas lo son, no hay nada preseleccionado — usted tiene que elegir.

Dos cosas van de la mano:

Los recargos por mora que lleva el plan no forman parte de las cuotas del contrato, así que una reconstrucción los deja en sus fechas de vencimiento actuales. Un Supervisor puede condonarlos, desde el mismo diálogo — salvo que ya se hayan pagado, en cuyo caso corresponde un reembolso en la ventanilla, no una condonación.
Reconstruir un contrato firmado lo retira de la familia, y tiene que revisarse y firmarse otra vez.

Cuando no cuadra

Si el contrato no cuadra, la pestaña dice por qué en términos claros en lugar de dejarle a usted la tarea de comparar totales:

Motivo	Qué hacer
Sin plan seleccionado	Elija un plan de pago y aplíquelo, o prográmelo a mano.
No generado	Todavía no existe ninguna cuota del plan.
Los montos no cuadran	Las cuotas del plan facturan más de lo que suman las cuotas netas. Edite o elimine una cuota del plan, o reconstruya.
Parte de las cuotas aún no está programada	Algunas cuotas no aparecen en ninguna cuota del plan. Aplique el plan al resto.
Falta escala de colegiatura	Un estudiante del contrato no tiene. Defínala en el Paso 1.
Falta descuento automático	La escala califica para un descuento que no está en el contrato. Revise el Paso 3.
Cuotas cambiadas — regenerar	Las cuotas o los descuentos se movieron después de que se escribieran las cuotas del plan.

Los cargos adicionales del año pasado

Un panel lista lo que se le cobró a esta cuenta el año pasado y que el contrato de este año no repite — una cuota adicional, o una con un importe distinto.

Estos deliberadamente no se trasladan solos. Medido en una escuela real, una línea de “otros” se repite en alrededor de una quinta parte de las familias que la tuvieron, así que copiarla sería incorrecto más veces de las que sería correcta. El panel le pone la pregunta delante en lugar de adivinar.

Firmar

Revisar y firmar está disponible una vez que el contrato cuadra. Muestra el contrato tal como lo verá la familia, y la firma es su nombre escrito.

Firmar hace tres cosas a la vez:

Congela el contrato como su propio PDF firmado, en el idioma de esa cuenta.
Lo pone en Liberado — a la espera de la familia.
Envía un correo a los tutores avisando que su contrato está listo para firmar.

La familia firma después en el portal de familias, en su página de Colegiatura, y el contrato pasa a Firmado por la familia.

Editar un contrato firmado

Puede hacerlo, y Colegiatura y Facturación se lo advierte antes. Cualquier cambio que genere después reemplaza la versión firmada: la anterior se conserva como historial, y el contrato vuelve a necesitar una firma. Las versiones anteriores se listan en la pestaña, cada una con su propia copia en PDF.

Cerrar un contrato anticipadamente

Un estudiante se retira, o nunca formalizó una matrícula por la que ya estaba contratado. Cerrar contrato anticipadamente hace una sola pregunta — ¿cuánto debe todavía esta cuenta? — y ofrece cuatro respuestas.

Base	Qué queda debiendo la cuenta
Conservar lo que han pagado	Exactamente lo que ya se recibió. El saldo cierra en cero.
Conservar una cantidad de cuotas	Las primeras n cuotas tal como fueron programadas, se hayan pagado o no.
Cobrar los días que asistió	Cuotas reducidas a la parte del año en que el estudiante realmente estuvo.
Nada — nunca formalizaron la matrícula	No se debe nada. Todo lo recibido queda como crédito.

La vista previa es el cálculo mismo, no una ilustración de él, así que las cifras que usted aprueba son las cifras que se escriben. Nombra qué se factura ahora, qué se elimina, qué se ha recibido y qué queda debiendo la cuenta o guardando como crédito.

Dos cosas que conviene saber:

La matrícula y otras cuotas no prorrateables se conservan íntegras. Se devengan al matricularse, así que una cuenta que nunca pagó una todavía la debe.
Aquí no se reembolsa nada. Cada recibo conserva su número, fecha e importes, y todo lo que exceda lo adeudado queda como crédito en la cuenta.

Cerrar elimina lo condonado del contrato y del plan, y volver a generar no lo traerá de vuelta.