Trabajar los Contratos en Bloque

Generar cuatrocientos contratos de uno en uno no es el flujo de trabajo previsto.

Acceso Requerido

Caja — Contratos

Generar contratos necesita Contratos. Firmarlos y entregarlos a las familias necesita Supervisor.

Vaya a Caja, luego Menú ▸ Contratos de pago. Todo lo que la pestaña Contrato de Pago de una sola cuenta hace para una familia, esta página lo hace para toda la escuela.

Cómo leer la lista

Una fila por cuenta financiera, que muestra en qué punto está su contrato: quiénes están incluidos, a cuánto asciende, si cuadra, si sus tarifas coinciden con el estándar de la escuela y si ha sido firmado.

Dos de esas cosas son ejes independientes, y vale la pena mantenerlas separadas.

Contrato — ¿se ha armado, y cuadra?

Sin contrato	No se ha generado nada para esta cuenta.
Borrador	Cuotas ingresadas, todavía sin generar.
En proceso	Generado, pero no cuadra.
Completo	El plan factura exactamente lo que suman las cuotas.
Exento	Deliberadamente fuera de contrato este año.
Anulado	Cancelado.

Firma — Sin firmar · Esperando a la familia · Firmado por la familia.

Una cuenta puede estar Completa y sin firmar, o firmada y — tras una edición posterior — ya sin cuadrar. Ninguno de los dos estados implica el otro.

Los recuadros sobre la lista la reducen a una población a la vez: Requieren atención, Listos para firmar, Listos y verificados, Esperando a la familia, Firmado por la familia.

El orden sugerido para un año nuevo

1. Fije las tarifas de este año para cada escala. Nada de lo que sigue funciona bien sin ellas.
2. Genere las cuentas que el lote reporta como listas.
3. Trabaje el recuadro Requieren atención — las cuentas que el lote se negó a adivinar, una por una.
4. Firme en bloque el conjunto limpio.

Generar en bloque

Seleccione cuentas y genere. El lote calcula el precio de cualquier contrato que aún no tenga importes a partir de las tarifas estándar de la escuela, y luego escribe los cargos de las cuotas de cada cuenta.

Antes de ejecutarse, clasifica la selección en cuatro grupos, y los dos del medio son la parte útil:

• Listos — se van a generar.
• Necesitan un plan — no tienen plan de pago este año. Puede designar un plan predeterminado para estos en el diálogo, o dejarlos fuera.
• Revisar individualmente — el lote no va a adivinar. Típicamente una cuenta cuyas cuotas se calcularon a mano, o una que arrastra cuotas del año pasado que puede que apliquen otra vez o no.
• Sin nada que hacer — ya generadas, cuadran y su ingreso quedó registrado.

El lote se abstiene en lugar de adivinar, y ese es el punto

Una cuenta que se calculó a mano el año pasado se calculó a mano por alguna razón. Trasladar esas cifras automáticamente sería incorrecto con la frecuencia suficiente como para costar más tiempo del que ahorra, así que esas cuentas caen en Revisar individualmente y pasan por el asistente.

Las cuentas ya firmadas, exentas o anuladas se dejan intactas. Un lote que las omite está haciendo lo correcto.

”Cuadra” no es “el ingreso quedó registrado”

Son dos preguntas distintas y la lista responde a las dos, porque un contrato puede facturarle perfectamente a una familia y no poner nada en los libros de la escuela.

Completo dice que las cuotas del plan cuadran con las cuotas del contrato. No dice nada sobre si se escribieron los asientos contables. Cuando estos fallan, la fila lo indica y nombra la causa:

Causa	Qué hacer
No hay período contable abierto	Una corrección a un mes ya registrado no tiene dónde asentarse. Agregue un período en Contabilidad ▸ Configuración ▸ Períodos y vuelva a generar.
No hay moneda configurada	El distrito no tiene una moneda configurada.
No hay una cuenta AccRecFamilyPend asignada	Falta la cuenta del sistema de Ingresos No Devengados.
Una cuota no tiene cuenta de ingresos	Se nombra en el mensaje. Corríjala en Caja ▸ Configuración ▸ Cuotas y vuelva a generar.
El libro mayor rechazó el registro	Normalmente una cuota que se registra en una cuenta contable que ya no existe.

Esta es la falla que se esconde

Nada en la página de la cuenta de una familia se ve mal cuando el ingreso no se registró — se les factura correctamente y pueden pagar con normalidad. Solo esta lista lo dice. Revísela después de cada ejecución, no solo después de la primera.

Esto aplica únicamente a las escuelas que registran en un libro mayor de Mosaic. Sin el módulo de Contabilidad no hay nada que registrar ni nada que revisar.

Firmar en bloque

Seleccione los contratos que va a entregar y fírmelos juntos. La firma es su nombre escrito, y queda registrado como firmante en cada contrato del lote.

Cada cuenta recibe su propio PDF congelado, generado en el idioma de esa cuenta, y a cada familia se le envía un correo avisando que su contrato está listo para firmar.

Esto entrega a su familia cada contrato seleccionado

Los correos salen mientras el lote se ejecuta y no se pueden recuperar. Revise lo que tiene seleccionado — el diálogo nombra el lote y su total antes de que usted confirme.

El lote se ejecuta por tandas e informa lo que ocurrió. Todo lo que no se firmó se lista con un motivo: aún no generado, no cuadra, ya está firmado, o un PDF que no se pudo producir o guardar. Todo lo anterior a una falla queda genuinamente firmado.

Listos y verificados es el recuadro desde el cual firmar cuando quiere una pasada limpia: contratos que cuadran y cuyas tarifas coinciden todas. El diálogo de firma además cuenta cuántos de su selección llevan un hallazgo de tarifas sin revisar, para que pueda volver a mirar antes de comprometerse.

Los contratos cuyos hallazgos ya fueron revisados no se cuentan — para eso sirve la marca de revisión.

Cuentas que necesitan a una persona

Dos filas de esta lista significan algo específico.

Sin facturar — nadie de la cuenta está en el contrato de este año, pero todavía hay dinero de contrato en ella: cuotas o cuotas programadas que pertenecen a personas que ya se fueron. Abra la cuenta y aclárelo.

Sin cuotas — no se ha ingresado nada, así que no hay nada que revisar ni nada que generar. Normalmente son cuentas que deberían marcarse como Exentas, o que nadie ha empezado todavía.