Agregar un Nuevo Estudiante

Agregar un nuevo estudiante a Mosaic implica crear el registro del estudiante, conectarlo a una familia, agregar sus tutores y completar los detalles importantes. Esta guía lo lleva a través de cada paso.

Acceso Requerido

Admisiones de Estudiantes — Editar

Roles predeterminados: Director, Secretaria

Aceptar o denegar estudiantes requiere adicionalmente el permiso de Admisiones.

Paso 1 — Crear el Registro del Estudiante

Navegue a Estudiantes → Admisiones.
Haga clic en el botón Nuevo Estudiante en la esquina superior derecha.
Aparecerá un diálogo con un formulario a la izquierda y un panel de Contactos Existentes Similares a la derecha. Complete los campos requeridos:
- Nombre (requerido)
- Apellido (requerido)
- Género (requerido)
- Fecha de Nacimiento (requerido)
- Idioma Preferido (requerido)
- Grado (requerido)

Manejo de Contactos Similares

A medida que escribe el nombre y apellido del estudiante, Mosaic busca automáticamente personas que ya existen en el sistema con nombres similares. Esto ayuda a prevenir registros duplicados.

Si aparecen contactos similares en el lado derecho del diálogo, revise cada uno cuidadosamente. Puede expandir una fila para ver más detalles como fecha de nacimiento, género y estado actual.
Si el estudiante ya existe (por ejemplo, estuvo previamente matriculado o existe como contacto), haga clic en su fila y luego haga clic en Proceder para convertir esa persona existente en estudiante en lugar de crear un duplicado.
Si ninguna de las sugerencias coincide, marque la casilla en la parte inferior del diálogo que dice “He revisado las sugerencias y esta persona no está en el sistema”, luego haga clic en Crear Nuevo Contacto.

Después de crear el estudiante, será redirigido automáticamente a su página de Matrícula.

Paso 2 — Crear el Registro Familiar

Cada estudiante en Mosaic pertenece a una familia. Una familia agrupa a los hermanos y los vincula con sus tutores, dirección y cuenta financiera.

Desde el perfil del estudiante, haga clic en la pestaña Familia.
Haga clic en Crear Familia (o Seleccionar Familia si desea vincular a una familia existente).
Ingrese el Nombre de la Familia (normalmente el apellido de la familia).
Al igual que con los contactos, Mosaic buscará familias existentes similares. Revise las sugerencias:
- Si la familia ya existe, selecciónela para vincular al estudiante con esa familia.
- Si es una nueva familia, marque la casilla de confirmación y haga clic en Crear Nueva Familia.

Paso 3 — Agregar Tutores

Una vez que el estudiante tiene un registro familiar, agregue a los padres o tutores:

Desde la pestaña Familia del estudiante, haga clic en el botón Nuevo Tutor.
Complete la información del tutor:
- Parentesco (requerido — ej., Padre, Madre, Tutor)
- Nombre (requerido)
- Apellido (requerido)
- Género (se completa automáticamente según el parentesco)
- Celular
- Correo Electrónico
- Idioma Preferido (requerido)
Al igual que con los estudiantes, Mosaic buscará contactos existentes similares. Revise las sugerencias:
- Si el tutor ya existe (quizás como padre de otro estudiante), selecciónelo para vincularlo a esta familia en lugar de crear un duplicado.
- Si es una persona nueva, marque la casilla de confirmación y haga clic en Crear Nuevo Contacto.
Repita para cada tutor adicional.

Paso 4 — Completar los Detalles Importantes

Con el estudiante, familia y tutores creados, complete la información restante de matrícula. Desde la pestaña Matrícula del estudiante, encontrará las siguientes secciones:

Estado de Matrícula (Año Actual)

Haga clic en el botón Editar en el panel de Estado de Matrícula para configurar:

Grado — ya debería estar configurado desde el Paso 1
Sección — la sección o división del estudiante, si aplica
Grupo de Referencia — asigne un maestro de grupo
Estado — estado de matrícula (Aplicado, Matriculado, etc.)
Categoría — categoría de matrícula (Estándar, Reingreso, etc.)

Detalles del Estudiante

Haga clic en el botón Editar en el panel de Detalles del Estudiante para agregar:

Nombre Preferido — si es diferente al nombre legal
Nombre Legal — nombre y apellido legal
Preferencias de Idioma del Estudiante — hasta tres idiomas
Idioma de Reportes Familiares — el idioma para boletas de calificaciones y comunicaciones familiares

Datos Demográficos

Haga clic en el botón Editar en el panel de Datos Demográficos para agregar:

Escuela Anterior
Nacionalidad, Etnicidad, Religión
Idioma del Hogar
Otros campos demográficos según sea necesario

Proceso de Admisión

Complete los detalles de seguimiento de admisión:

Fecha de Solicitud Completa
Fecha de Evaluación y resumen de resultados
Fecha de Entrevista y resumen de resultados
Primer Día de clases

Paso 5 — Agregar Hermanos (Si Aplica)

Si el estudiante tiene hermanos que también necesitan ser matriculados, el método más eficiente es agregarlos directamente desde el perfil del estudiante existente:

Desde la pestaña Matrícula del estudiante, busque el panel de Hermanos en el lado derecho.
Haga clic en el botón Nuevo Hermano.
Complete la información del hermano (los mismos campos que en el Paso 1).
El hermano será vinculado automáticamente a la misma familia — no es necesario repetir los Pasos 2 y 3.
Complete el Paso 4 para el nuevo hermano.

Agregar un Hermano

Si sabe que la familia del nuevo estudiante ya existe en Mosaic (porque un hermano ya está matriculado), la forma más rápida es:

Navegue al perfil del hermano existente — use la lista de Estudiantes o la búsqueda general para encontrarlo.
Vaya a su pestaña de Matrícula.
En el panel de Hermanos, haga clic en Nuevo Hermano.
Complete la información del nuevo estudiante y los detalles de matrícula.

Este enfoque vincula automáticamente al nuevo estudiante con la familia, tutores y cuenta financiera correctos, ahorrando tiempo significativo.

Aceptar un Estudiante

Una vez que la información de matrícula está completa y el estudiante ha sido revisado por el equipo de admisiones:

Desde la pestaña Matrícula del estudiante, los botones Aceptar y Denegar aparecerán cuando el estado del estudiante sea Aplicado y su idioma de reporte familiar esté configurado.
Haga clic en Aceptar para aprobar la matrícula del estudiante.
Ingrese el Primer Día de clases del estudiante.
Mosaic automáticamente:
- Actualizará el estado de matrícula a Potencial
- Registrará la fecha de aceptación y el usuario que la realizó
- Enviará una notificación por correo electrónico a los tutores del estudiante

Preguntas Frecuentes

¿Qué debo hacer si accidentalmente creé un estudiante duplicado?

Contacte al administrador del sistema. Los registros duplicados necesitan ser fusionados o eliminados manualmente a nivel de base de datos para evitar inconsistencias de datos.

¿Puedo agregar un estudiante sin crear una familia?

Sí, el registro del estudiante puede existir sin una familia, pero se recomienda encarecidamente crear el registro familiar lo antes posible. Muchas funciones en Mosaic — incluyendo la comunicación con tutores, cuentas financieras y entrega de boletas — dependen de que la familia esté configurada.

¿Cuál es la diferencia entre los estados de matrícula?

Aplicado — el estudiante ha aplicado pero aún no ha sido aceptado
Potencial — el estudiante ha sido aceptado pero aún no está oficialmente matriculado
Matriculado — el estudiante está asistiendo oficialmente a clases
En Espera — la matrícula está en espera
No Aceptado — la solicitud del estudiante fue denegada
Retirado — el estudiante se ha retirado de la escuela