Admisión de Estudiantes Nuevos

Todo aspirante pertenece a un año escolar. Seleccionar el año correcto antes de empezar evita la mayor parte del trabajo rehecho en admisiones.

Acceso Requerido

Admisiones — Editar

Aceptar o rechazar a un aspirante, y poner a cualquier estudiante en Matriculado, requiere además el nivel Admisiones — Administrador.

Admisiones se encuentra en Estudiantes ▸ Admisiones. Esa página ofrece el resumen, la lista de trabajo y el medio para crear estudiantes nuevos. Esta guía sigue a un aspirante desde su creación hasta su matrícula; la guía complementaria, Confirmación de Estudiantes que Regresan, trata de los estudiantes que ya están en el colegio.

Empiece en el año en que el estudiante asistirá

Este paso genera más trabajo rehecho que cualquier otro, por eso se trata primero.

Cada parte de la matrícula de un estudiante — grado, estado, profesor guía — se guarda por año escolar. El botón Nuevo Estudiante crea al estudiante en el año seleccionado en el encabezado, y ninguna acción posterior traslada ese registro a otro año de forma automática.

Use el selector de año de la barra superior (el ícono de calendario con el nombre del año) para seleccionar el año en que el estudiante asistirá realmente. Una familia que solicita en marzo para el agosto siguiente corresponde al año próximo; una familia que solicita en marzo para empezar la semana siguiente corresponde al año actual.

Cuando el año seleccionado no es el año en curso del colegio, el nombre del año aparece en el encabezado en rojo y negrita. Tómelo como aviso para confirmar el año antes de ingresar cualquier dato.

Cambiar de año requiere el permiso Acceso a Años. En el nivel Ver Años Anteriores el año próximo sigue siendo totalmente editable — solo los años anteriores quedan de solo lectura —, así que el personal de admisiones no necesita acceso completo para preparar el año que viene.

La página de Admisiones

Estudiantes ▸ Admisiones abre con dos cuadrículas, cada una desglosada por grado. Estado de Matrícula cuenta a todos los estudiantes del año seleccionado según su estado; Categoría de Matrícula cuenta únicamente a los estudiantes matriculados, según la manera en que llegaron a matricularse. Haga clic en cualquier celda, total de fila o encabezado de columna para abrir la lista de admisiones filtrada exactamente por esa cifra.

Tres botones sobre la primera cuadrícula abren la lista directamente:

Botón	Muestra
Lista completa	Todos los estudiantes del año seleccionado, sin importar su estado.
En proceso	Reingreso confirmado, reingreso no confirmado y aceptados: quienes tienen cupo pero aún no se matriculan.
Pendientes	Aplicación recibida: aspirantes nuevos a la espera de una decisión.

La lista es una herramienta de trabajo, no un reporte estático. Incluye el detalle de admisiones (solicitud, evaluación, entrevista, recomendación), filtra por grado, estado, categoría y género, exporta a CSV, y permite seleccionar filas para aplicar Cambiar estado a todas a la vez.

Estados y categorías de matrícula

El estado de un estudiante registra su situación ante el colegio para ese año. Es el campo más importante del registro, porque los reportes, las listas de clase y la facturación lo leen todos.

Código	Estado	Qué significa
A	Aplicación recibida	Aspirante nuevo. Aún no se ha tomado una decisión.
L	Lista de espera	No aceptado, o en espera de cupo.
P	Aceptado (no matriculado)	Se le ofreció cupo; todavía no ha comenzado.
E	Matriculado	Asistiendo activamente.
R	Reingreso confirmado	Estudiante actual cuya familia ya confirmó para el año.
C	Reingreso no confirmado	Se espera su regreso; aún sin confirmar.
H	Educación en casa	Educado en casa bajo la supervisión del colegio.
T	Traslado	Trasladado a otro colegio.
W	Retirado durante año	Se retiró durante el año escolar.
I	Inactivo	No asiste este año.

La categoría registra cómo llegó el estudiante, y es lo que permite saber cuántos de los estudiantes matriculados este año son nuevos:

Código	Categoría	Significado
S	Nuevo alumno	Primera matrícula en este colegio.
R	Reingreso	Continúa desde un año anterior.
M	Tal vez	Su regreso aún no está confirmado.
N	No	No va a regresar.
W	Retirado	Se retiró de la matrícula.
P	Tiempo parcial	Matriculado a tiempo parcial.

Un estudiante creado con Nuevo Estudiante comienza como Aplicación recibida / Nuevo alumno.

Paso 1 — Cree al estudiante, la familia y los tutores

El registro del estudiante

Con el año correcto seleccionado, haga clic en Nuevo Estudiante en la página de Admisiones y complete los seis campos obligatorios: nombre, apellido, género, fecha de nacimiento, idioma preferido y grado.

A medida que escribe el nombre, Mosaic busca personas que ya están registradas y las lista en Contactos Existentes Similares. Puede expandir una fila para ver la fecha de nacimiento, el género y el estado actual.

Si el estudiante ya existe — un exestudiante, o un contacto de un formulario de interés —, haga clic en su fila y luego en Proceder para convertir a esa persona en estudiante.
Si ninguna de las sugerencias coincide, marque la casilla «He revisado las sugerencias y esta persona no está en el sistema» y haga clic en Crear Nuevo Contacto.

Mosaic abre entonces la pestaña Matrícula del nuevo estudiante, con el estado Aplicación recibida.

El registro familiar

Cada estudiante pertenece a una familia, que agrupa a los hermanos y los vincula con sus tutores, su dirección y su cuenta financiera.

Abra la pestaña Familia y haga clic en Crear Familia (o Seleccionar Familia si desea vincularlo a una existente).
Ingrese el Nombre de la Familia y el Idioma Preferido.
Mosaic busca familias existentes similares. Seleccione la familia si ya existe; de lo contrario, marque la casilla de confirmación y haga clic en Crear Nueva Familia.

Los tutores

Desde la pestaña Familia, haga clic en Nuevo Tutor y complete el parentesco (Padre, Madre, Tutor), el nombre y el apellido, el celular, el correo electrónico y el idioma preferido. El género se completa a partir del parentesco.

Igual que con los estudiantes, Mosaic lista contactos existentes similares: un tutor que ya es padre o madre de otro estudiante debe seleccionarse en lugar de crearse de nuevo. Repita para cada tutor adicional.

Paso 2 — Complete el registro

De vuelta en la pestaña Matrícula, tres paneles contienen el resto de los datos del estudiante. Cada uno tiene su propio botón Editar.

Matrícula — grado, sección, profesor guía, estado y categoría, además de la fecha de inicio tarde cuando corresponda.
Detalles del Estudiante — nombre preferido, nombre y apellido legales, las preferencias de idioma del estudiante (hasta tres) y el idioma de reportes de la familia, en el que se emiten los reportes de notas y la correspondencia con la familia.
Demografía del Estudiante — colegio anterior, nacionalidad, etnia, religión, idioma del hogar y los demás campos demográficos.

El panel Proceso de Admisión registra las fechas y los resultados de la admisión en sí: solicitud completa, fecha de evaluación y quién la realizó, fecha de entrevista y quién la realizó, la recomendación del entrevistador y el primer día del estudiante.

Paso 3 — Trabaje la lista de requisitos de admisión

Lista de Requisitos de Admisión

La lista de requisitos es la lista propia del colegio con todo lo que un aspirante debe completar, y es la misma que lee el Resumen de Admisiones, de modo que el panel y el reporte siempre coinciden. Cada requisito se muestra como Completado, Exento o Pendiente, y es de uno de estos tres tipos:

Campo — una verificación integrada, como que la fecha de solicitud esté registrada, que la fecha de nacimiento esté en el expediente, que la partida de nacimiento esté verificada, o que la evaluación y la entrevista estén completas. Completar el panel Proceso de Admisión es lo que marca estas filas como cumplidas.
Documento — un archivo subido al estudiante y etiquetado con un tipo de documento determinado.
Paso de admisión — un requisito de texto libre que el personal de admisiones marca como completado manualmente, por ejemplo una referencia pastoral.

Cualquier usuario con Admisiones en nivel Editar puede Marcar completado un requisito, o Eximirlo indicando un motivo cuando realmente no aplica. Los requisitos exentos quedan fuera de la alerta de pendientes, y el motivo permanece en el registro para su revisión posterior.

La lista se configura una sola vez por colegio, en Configuración de Escuela ▸ Requisitos de Admisión — vea Requisitos de Admisión. Cada requisito puede designarse como exonerable o no — una referencia pastoral puede eximirse, una partida de nacimiento no debería — y se le puede asignar una fecha Vigente desde, para que los estudiantes aceptados antes de esa fecha no queden marcados como incompletos de forma retroactiva.

Fuente de Referencia

Cómo conoció la familia al colegio y qué influyó en su decisión de postular. Registre únicamente las una o dos razones determinantes: esto alimenta las estadísticas de referencia en Estudiantes ▸ Reportes ▸ Estadísticas de Estudiantes, y un registro con ocho factores marcados no arroja ningún resultado aprovechable.

Bitácora de Matrícula

Una narración fechada de la admisión: cambios de estado, notificaciones enviadas y cualquier nota que agregue el personal. Las notas de entrevista registradas aquí aparecen en el Resumen de Admisiones, de modo que un comité puede revisarlas sin que cada integrante abra el perfil por separado.

Paso 4 — Revise a los aspirantes y decida

Las decisiones de admisión suelen tomarse sobre un grupo y no sobre un estudiante a la vez. Estudiantes ▸ Admisiones ▸ Resumen de Admisiones imprime una ficha por candidato, ordenada por grado, con la información que un comité necesita en una sola página: edad y fecha de nacimiento, antecedentes, los tutores con sus datos de contacto, vínculos familiares (hermanos matriculados actualmente o en el pasado, un padre o madre en el personal, un padre o madre exalumno, un traslado dentro del distrito), hermanos que también postulan este año, las fechas del proceso de admisión, las notas de la entrevista y la evaluación, y la bitácora. Una alerta roja enumera lo que sigue pendiente; un recuadro verde la reemplaza cuando la lista de requisitos está completa. Aparece un aviso cuando ningún tutor tiene a la vez correo electrónico y teléfono registrados.

El reporte se puede filtrar por nombre o identificación e imprimir, y Exportar lista exporta los requisitos pendientes a una hoja de cálculo.

Acepte o rechace

En la pestaña Matrícula del estudiante aparecen dos botones en el panel Matrícula — Aceptado y No aceptado —, pero solo cuando el estado del estudiante es Aplicación recibida, el idioma de reportes de la familia está definido y el usuario tiene Admisiones — Administrador.

Aceptado pide confirmación y luego registra la fecha de aceptación y el usuario que aceptó, guarda el primer día del estudiante, pone el estado en Aceptado (no matriculado), envía por correo a los tutores la carta de aceptación en su idioma y deja constancia de ambos eventos en la bitácora. Si el estudiante ya está matriculado activamente en otro colegio del distrito, Mosaic lo advierte, para que no se le cuente ni se le facture en ambos colegios.

No aceptado envía la carta correspondiente y pone al estudiante en Lista de espera, lo que conserva la solicitud en el expediente en lugar de descartarla.

Si una decisión debe revertirse, el menú de acciones (el botón ⋮ del panel Matrícula) ofrece Eliminar estado de aceptado, que devuelve al estudiante a Aplicación recibida y no envía ninguna notificación.

Paso 5 — Pase a Matriculado a los estudiantes aceptados

Los estudiantes aceptados todavía no están matriculados. Pasan a Matriculado cuando comienza el año y empiezan a asistir.

Para un estudiante individual, edite el panel Matrícula de su perfil. Para un grupo, abra Estudiantes ▸ Admisiones ▸ En proceso, seleccione a los estudiantes que ya comenzaron y haga clic en Cambiar estado ▸ Matriculado. Ambas vías requieren el nivel Administrador.

Esto importa más allá del orden administrativo: las listas de clase, el reporte de Estadísticas de Estudiantes, las verificaciones anuales de Configuración ▸ Escuela ▸ Estado de Configuración y la tasa de retención cuentan únicamente a los estudiantes cuyo estado es exactamente Matriculado.

Agregar un hermano

Cuando la familia ya existe en Mosaic, la vía más rápida es crear al nuevo estudiante desde el hermano que ya está matriculado:

Abra el perfil del hermano existente y vaya a su pestaña Matrícula.
En el panel Hermanos, haga clic en Nuevo Hermano.
Complete los mismos campos que para un estudiante nuevo.

El hermano queda vinculado automáticamente a la familia, los tutores y la cuenta financiera correctos, de modo que los pasos de familia y tutores anteriores pueden omitirse por completo. Complete el registro a partir del Paso 2.

Aspirantes para un año escolar futuro

Las solicitudes para el año próximo deben crearse en el año próximo, por una razón: la reinicialización de estudiantes que arma la lista del año siguiente copia únicamente a los estudiantes cuyo estado era Matriculado o Educación en casa. Un aspirante cuyo estado es Aplicación recibida o Aceptado en el año actual no se traslada, y faltará cuando se abra el año nuevo.

Si un aspirante ya fue creado en el año equivocado, no hace falta volver a crear el registro. Cambie al año correcto, abra la pestaña Matrícula del estudiante y use Nuevo Registro de Matrícula para crear un registro en ese año con el grado y el estado que corresponden. La persona, la familia y el historial de admisiones no se ven afectados.

Qué sigue después

Una vez aceptada y matriculada una promoción, el resto de la preparación del año puede apoyarse en ella:

Clases y listas — vea Modificar la Lista de Clase.
Facturación — se puede generar un contrato de pago para cualquier estudiante matriculado, de reingreso o aceptado; vea Contratos de Pago.
Estado de Configuración — Configuración ▸ Escuela ▸ Estado de Configuración incluye una sección anual que revisa la preparación de cada año, entre otras cosas si hay estudiantes matriculados y si los estudiantes matriculados tienen un tutor registrado.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no veo el botón Aceptado?

Aparece únicamente cuando el estado del estudiante es Aplicación recibida, su idioma de reportes de familia está definido y el usuario tiene el nivel Admisiones — Administrador. La causa más frecuente, con diferencia, es que falte el idioma de reportes: Mosaic no envía una carta de aceptación sin saber en qué idioma enviarla.

Cambié un estudiante a Matriculado y no se guardó.

Poner un estado en Matriculado está reservado al nivel Admisiones — Administrador. En el nivel Editar se guarda el resto de la edición, el estado queda sin cambios y se muestra una advertencia. Pida a un administrador que haga el cambio, o acepte al estudiante con el botón Aceptado.

Una familia postuló para el año próximo, pero creé al estudiante en este año. ¿Qué debo hacer?

Cambie al año correcto con el selector de año, abra la pestaña Matrícula del estudiante y use Nuevo Registro de Matrícula para crear su registro en ese año. Después elimine el registro del año equivocado con Eliminar año actual en el menú de acciones, algo que Mosaic solo permite mientras el estudiante no tenga clases en ese año.

¿Puede existir un estudiante sin familia?

Sí, pero el registro familiar debe crearse cuanto antes. La correspondencia con los tutores, la cuenta financiera y la entrega de reportes de notas dependen de él.

¿Qué hago si creé un estudiante duplicado por error?

Comuníquese con el administrador de su sistema. Los registros duplicados deben fusionarse o eliminarse a nivel de base de datos para evitar inconsistencias.