Reportes

Cuatro reportes, cuatro preguntas distintas. Elegir el equivocado es la razón habitual de que los números parezcan no coincidir.

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Caja — Ver

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¿Qué reporte quiero?

Pregunta	Reporte	Su alcance
¿Qué acordamos cobrar este año?	Cuotas anuales y descuentos	Año escolar
¿Qué facturamos realmente en este periodo?	Cargos	Rango de fechas
¿Qué dinero entró por la ventanilla?	Pagos Recibidos	Rango de fechas, o acumulado del año
¿Quién nos debe todavía, y desde hace cuánto?	Cuentas pendientes	Todo lo impago

El primero trata de promesas, el segundo de cargos generados, el tercero de efectivo y el cuarto de deuda. No van a cuadrar entre sí, ni pretenden hacerlo.

Dos de estos se rigen por fechas, no por año escolar

Cargos y Pagos Recibidos cubren un rango de fechas, porque un recibo legítimamente salda cargos de dos años a la vez y el dinero llega cuando llega. Cambiar de año escolar no cambia lo que muestran; cambiar el rango sí. (El modo Acumulado de Pagos Recibidos es la excepción.)

Cuotas anuales y descuentos

Lo que los contratos de pago prometen para el año.

Una fila por estudiante o por cuenta financiera — las mismas cifras, pivoteadas de dos maneras. Las columnas de cuotas muestran el importe antes de descuentos, de modo que siempre suman las Cuotas brutas; el Neto facturado es lo que el contrato factura realmente.

Otras pestañas agrupan las mismas filas por cuota, por grado y por descuento, así que usted puede responder “cuánto estamos descontando, y bajo qué beca” sin exportar nada.

Al inicio solo se muestran como columnas las cuotas más grandes; el resto está detrás del botón Columnas de la tabla. Las columnas ocultas igual se exportan y siguen contando para los totales.

Los estudiantes retirados se listan, no se ocultan

Un estudiante que no se matriculó, o que se retiró, sigue apareciendo mientras queden cuotas en su cuenta — marcado como Sin facturar. Un reporte de dinero que los descartara en silencio ocultaría justamente las cuentas que alguien tiene que atender.

Cargos

Todo lo facturado dentro de un rango de fechas, desglosado por cuota. Tanto las cuotas programadas como los cargos puntuales — recargos por mora, multas de biblioteca, facturas de la tienda — en cuentas de familia, de empleado y de proveedor.

Cuatro vistas de una misma consulta: Por mes, Por estudiante, Por cuenta y Detalle de cuotas para cualquier cuota individual.

Los cargos se cuentan en su fecha de vencimiento, así que una cuota de septiembre aparece en septiembre, se haya pagado o no. Avance el rango mes a mes con las flechas que están a su lado.

Pagos Recibidos

Lo que entró por la ventanilla en un rango: por recibo, por día, por concepto y por cuenta. Quien tenga acceso a Contabilidad también puede abrirlo, desde Contabilidad en el menú lateral.

Los recibos se cuentan el día en que llegó el dinero, de modo que un crédito recibido en julio y gastado en agosto pertenece a julio y nunca se cuenta dos veces. Los recibos anulados se listan para dejar rastro y se excluyen de todos los totales. Tampoco se cuenta el crédito que deja reversar un cargo pagado: el pago original ya se cuenta en su propio día.

Por día también muestra cómo llegó el dinero, lo que la convierte en la vista de cierre de caja. Una transferencia desde el saldo del carnet de un estudiante aparece como Saldo Carnet.

Acumulado

Cambie Por periodo a Acumulado para ver todos los pagos aplicados a los cargos del año escolar seleccionado y recibidos hasta una fecha de corte. Un pago anticipado hecho antes de iniciar el año también cuenta. Solo se muestra el dinero aplicado: el saldo sin aplicar no pertenece a ningún año hasta que se use. Las flechas mueven la fecha de corte al fin del mes anterior o siguiente.

¿Viene de la base de datos vieja? Por cuenta + Acumulado es su reporte de Pagos Recibidos.

“Método no registrado” es historia, no un vacío

El sistema anterior nunca registró cómo llegaba el dinero, y nada escrito antes de que este módulo saliera lleva forma de pago tampoco. Esos recibos caen en su propio grupo en lugar de etiquetarse como “efectivo”, lo que dejaría la vista confiadamente equivocada. Se va encogiendo solo a medida que la ventanilla se traslada a Mosaic.

Cuentas pendientes

Cargos abiertos clasificados por días de atraso desde su fecha de vencimiento: 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90. Los mismos límites que las etiquetas del estado de cuenta, así que los dos nunca difieren ni por un día.

Abre con las cuentas activas que tienen algo vencido — la lista cobrable — y se va ampliando desde ahí.

Tres cosas que vale la pena saber:

• Cubre todos los años escolares. La deuda de años anteriores está incluida, porque una deuda no caduca cuando caduca un año escolar.
• Es el mismo saldo que usan la retención de boletines y las retenciones de rematrícula. Una cuenta marcada aquí es exactamente una cuenta bloqueada allá.
• Los créditos no aplicados se muestran por separado. Mosaic nunca compensa por su cuenta un crédito contra un cargo abierto — alguien tiene que decidir para qué es ese crédito.

El filtro de antigüedad de la deuda es acumulativo: “más de 30 días” incluye las cuentas de 90 y más. Las columnas de dinero por rango dan la vista exclusiva. También hay un umbral de monto, derivado de la distribución de su propia escuela y no de una cifra fija, ya que un saldo material en un campus es ruido en otro.

Exportar

Todos los reportes exportan lo que está en pantalla, incluidas las columnas ocultas detrás del botón Columnas. Se respetan los filtros y el pivote elegido, así que exporte la vista que está mirando en lugar de reorganizarla después.