Operación Diaria

La ventanilla: dinero que entra, cargos que salen, y una cuenta que siempre dice lo que debe.

Acceso Requerido

Caja — Caja

Recargar una tarjeta POS necesita además Créditos POS de Caja.

Buscar una cuenta

Todas las páginas del módulo llevan un buscador de cuentas. Encuentra una cuenta financiera por su número, por su nombre o por el nombre de un estudiante que esté en ella — esto último suele ser lo más rápido, ya que un padre en la ventanilla le da el nombre de un hijo.

La lista de cuentas abre en Actuales: las cuentas con alguien presente este año. Casi siempre es la población correcta.

La página de la cuenta

Una cuenta abre en su pestaña Pagos, y el encabezado trae lo que usted necesita antes de hablar con nadie: cuánto debe, si hay algo vencido, en qué punto está su contrato y los saldos de las tarjetas POS.

Cinco pestañas:

Pestaña	Qué hay allí
Pagos	El estado de cuenta — cada cargo y cada pago, qué está abierto, qué está vencido y desde hace cuánto.
Contrato de Pago	El contrato de este año: cuotas, descuentos, plan, firmas.
Diario	Una línea de tiempo de notas sobre la cuenta.
POS	Saldo de la tarjeta e historial de la tienda. Se muestra con acceso a Créditos POS.
Perfil	La cuenta en sí — código, nombre, tipo, estado y las personas que están en ella.

Cómo leer el estado de cuenta

Las pestañas del estado de cuenta son Abierto, Pagado, Todo e Historia.

Arriba de ellas hay dos totales, y responden preguntas distintas. Por pagar ahora es lo que se espera que la cuenta haya pagado a la fecha de hoy. Total adeudado es todo lo que sigue pendiente, incluidas las cuotas que aún no vencen. Una familia con un plan a diez meses, en septiembre, debe el año pero tiene por pagar un mes de él.

Historia es el registro completo: todos los cargos saldados de todos los años escolares, incluido el actual, del más reciente al más antiguo. Un cargo que sigue abierto no aparece ahí; para eso está Abierto. Para encontrar todos los cargos que incluyeron un arancel en particular, elíjalo en el filtro Arancel: la tabla agrega entonces una columna con el nombre de ese arancel que muestra solo su parte de cada cargo, y Monto pasa a llamarse Total.

Una fila de Total al pie de cada pestaña del estado de cuenta suma las filas que se ven en pantalla, así que sigue cualquier filtro o búsqueda que aplique. En Abierto y Todo suma también el Saldo; sin filtros, en Abierto es la misma cifra que Total adeudado. En Pagos suma Monto y Crédito.

Los cargos vencidos llevan una etiqueta que escala con la antigüedad — 1–30 días, 31–60, 61–90, más de 90 — los mismos límites que usa el reporte de Cuentas pendientes.

Recibir un pago

Recibir pago hace dos preguntas independientes: qué cargos salda esto, y cuánto llegó y cómo.

El cargo abierto más antiguo viene marcado por omisión, ya que una familia en la ventanilla suele estar pagando la cuota que venció y no el año entero. Marque más, o desmarque todo.

Después registre lo que le entregaron. Un recibo lleva una lista de formas de pago, no una sola — una familia que paga la mitad en efectivo y la mitad con tarjeta es un solo recibo, no dos. Cada forma de pago tiene su propia moneda y su propio campo de referencia, reetiquetado según corresponda: número de cheque, número de confirmación, voucher de tarjeta, período de planilla. El efectivo no lleva ninguno.

Antes de que usted guarde, la ventana nombra el resultado:


Paga por completo	El monto es igual a los cargos seleccionados.
Parcial	Menos que el total. Se aplica primero a los cargos más antiguos; el resto queda debiéndose.
Crédito	Más de lo adeudado. La diferencia queda como crédito en la cuenta.
Pago anticipado	No se debe nada en absoluto. El monto completo se convierte en crédito.

La moneda extranjera la convierte el servidor al tipo de cambio registrado para la fecha del pago, y ese tipo de cambio queda guardado en el recibo. Una corrección posterior a la tabla de cambios no puede reformular un recibo que la familia ya tiene en la mano. Si no hay tipo de cambio registrado, el recibo se rechaza en lugar de adivinarse — regístrelo primero en Contabilidad ▸ Monedas.

Agregar un cargo

Nuevo cargo genera un cargo fuera del contrato de pago. El encabezado lleva una fecha y una descripción; cada línea le cobra a una persona por una cuota.

El mismo diálogo puede inscribir a una familia en una inscripción abierta — un cargo masivo cuyo autor permite que la recepción agregue personas. El precio, el texto y la cuenta de ingresos ya están decididos; usted solo está diciendo quién. Las inscripciones se preparan junto a las líneas de cargo y se confirman con el mismo Guardar, de modo que los hermanos pueden decidirse como un solo acto y Cancelar realmente cancela.

Créditos

Un crédito sin aplicar queda en el panel Créditos disponibles hasta que alguien lo coloque.

Aplicar crédito lo pone contra un cargo abierto. El monto viene por omisión con todo lo que puede irse — el menor entre el crédito y lo que debe el cargo — así que el caso habitual es un solo clic. Escribir un número menor retiene el resto, que es lo que usted quiere cuando el dinero está destinado a la cuota del mes siguiente o a la cuota de otro hijo. Ambas consecuencias se nombran debajo del campo antes de que usted lo confirme: qué queda en el crédito y qué sigue debiendo el cargo.

Trasladar saldo mueve dinero entre la tarjeta POS de un estudiante y la cuenta financiera, en cualquiera de las dos direcciones. Cada origen se nombra con lo que contiene, porque una cuenta puede llevar al mismo tiempo un monedero compartido, un monedero por estudiante y crédito de cuenta sin aplicar, y no son intercambiables — el saldo de la tarjeta de un niño se puso ahí para ese niño.

Un saldo de tarjeta por debajo de cero se muestra como sobregirado, no como vacío. Es dinero que se le debe a la escuela, y usted no puede tomar de ahí.

El dinero que va de la tarjeta a la cuenta salda los cargos que usted marque, del más antiguo al más reciente. Si desmarca todo, aterriza como crédito.

Depósitos POS

Depósito POS recarga una tarjeta desde la página de la cuenta. Elija en qué saldo entra y luego diga cómo se está pagando:

Se paga ahora — la tarjeta se recarga y se emite un recibo. La cuenta no queda debiendo nada.
Se carga a la cuenta — la tarjeta se recarga y el cargo queda abierto. Se le avisa por correo al titular de la cuenta.

Esto necesita Créditos POS de Caja, no la escalera de Caja: entregar saldo gastable es un acto distinto de recibir un pago.

Deshacer cosas

Anular recibo revierte un recibo por completo: todo lo que pagó vuelve a deberse, y cualquier crédito que haya dejado se elimina. El recibo mismo permanece en la cuenta marcado como anulado, de modo que el talonario sigue dando cuenta de cada número. Se registra un motivo junto con él.

Eliminar un cargo solo es posible para un cargo generado a mano, mientras no se haya pagado nada contra él y no esté bloqueado. Las cuotas del plan pertenecen al contrato de pago y se gestionan desde su pestaña.

Esto es lo que se usa para condonar un recargo por mora: un recargo automático es un cargo propio, así que quitar uno es un acto único y deliberado, y no una edición a una cuota que ya se le facturó a la familia.