Primeros pasos con Bibliotecas

Configura tu primera biblioteca en cuatro pasos cortos — crea la biblioteca, agrega categorías, agrega tus artículos y (opcionalmente) aplica códigos de barras.

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Biblioteca — Editar

El módulo de bibliotecas de Mosaic te permite administrar cualquier colección de artículos que las personas pidan prestados y devuelvan. Una escuela típica tiene una biblioteca principal (libros que los estudiantes y otros clientes pueden pedir prestados), además de tantas bibliotecas de aula o conjuntos de recursos en préstamo como desees. Una biblioteca no tiene que contener libros — también puede llevar el control de dispositivos tecnológicos como laptops y tabletas, uniformes deportivos, instrumentos musicales, o cualquier otro artículo que se preste.

Esta guía te lleva por los cuatro pasos necesarios para dejar lista una biblioteca nueva para circulación.

Importar un catálogo existente

Si ya tienes tu catálogo de biblioteca en otro sistema, no necesitas volver a ingresar todo en Mosaic a mano. Escríbenos a support@mosaicsms.com con una copia de tu catálogo existente y te ayudaremos a importarlo directamente — conjuntos, artículos, códigos de barras y metadatos, todo de una vez.

Paso 1: Crea la biblioteca

Ve a Biblioteca en el menú principal. Si tu cuenta tiene el privilegio de Administrador de Bibliotecas, verás un botón de Nueva Biblioteca en la esquina superior derecha.

Haz clic en él y completa los datos básicos:

• Nombre — por ejemplo, Biblioteca Principal, Aula de la Sra. Smith, Uniformes de Educación Física.
• Descripción — opcional, pero útil si tienes varias bibliotecas.
• Ubicación — elige el salón de la lista de aulas.

Cuando hagas clic en Guardar, Mosaic creará la biblioteca y te llevará a su página de inicio. Notarás que el panel aún no está completamente poblado — eso es normal. Mosaic te guiará por los pasos restantes mediante alertas en la página.

Planifica antes de crear

Antes de hacer clic en Nueva Biblioteca, tómate un minuto para decidir cuántas bibliotecas necesitas realmente. Una sola biblioteca principal suele ser suficiente para una colección de libros de toda la escuela. Las bibliotecas de aula separadas o conjuntos de recursos tienen sentido cuando diferentes miembros del personal son responsables de ellas o cuando las reglas de préstamo son distintas (por ejemplo, los libros pueden salir del edificio pero las laptops no).

Paso 2: Crea tus categorías

Cada biblioteca necesita al menos una categoría antes de que puedas agregar artículos. Las categorías organizan la colección de la biblioteca en grupos lógicos para que los clientes y el personal puedan encontrar las cosas rápidamente. También te permiten establecer diferentes reglas de días de entrega y tarifas para distintos tipos de artículos.

Las categorías que crees dependen del tamaño y propósito de la biblioteca:

• Una biblioteca escolar grande podría dividir su colección en varias categorías — por ejemplo, Ficción, No Ficción, Referencia, Preescolar y Secundaria.
• Una biblioteca de aula o conjunto de recursos a menudo necesita solo una categoría predeterminada — por ejemplo, Libros o Uniformes Deportivos. Siempre puedes agregar más después.

Para agregar categorías, haz clic en Configuración en la página de inicio de la biblioteca y abre la pestaña Categorías. Haz clic en el botón + y completa:

• Código — una abreviatura corta de tres a cinco letras (por ejemplo, FIC, REF, UNI).
• Nombre — la etiqueta completa y legible (por ejemplo, Ficción, Referencia, Uniformes).

Puedes ignorar los campos de tarifa por retraso y tarifa de reposición por ahora — son opcionales y podrás configurarlos más tarde, una vez que hayas decidido tus políticas de préstamo.

Las categorías no se crean automáticamente

Mosaic no crea ninguna categoría predeterminada por ti. Incluso una biblioteca que solo tendrá una categoría, aún necesita que crees esa categoría manualmente antes de poder agregar artículos.

Paso 3: Agrega tus primeros conjuntos y artículos

Una vez que tengas al menos una categoría, regresa a la página de inicio de la biblioteca y haz clic en Crear artículo/colección. El asistente de creación de Mosaic te guiará para agregar una nueva entrada a tu biblioteca.

Antes de comenzar, ayuda entender dos términos que usa Mosaic:

• Un conjunto contiene los detalles compartidos de algo en tu biblioteca — título, autor, descripción, imagen de portada, etc. Un conjunto representa un título o producto, no una sola copia física.
• Un artículo es una copia física individual que pertenece a un conjunto. Cada artículo tiene su propio código de barras único y su propio historial de préstamos. Si tienes tres copias de La Telaraña de Carlota, tendrás un conjunto y tres artículos debajo de él.

El asistente de creación soporta dos caminos:

Opción A: Libros con ISBN (búsqueda en línea)

Para libros publicados con un ISBN, puedes dejar que Mosaic haga el trabajo pesado. Escribe o escanea el ISBN, o busca por título y autor, y Mosaic consultará bases de datos de libros en línea para prellenar el título, autor, descripción, código decimal Dewey, editorial y, a menudo, una imagen de portada. Revisa el resultado, elige una categoría, indícale a Mosaic cuántas copias tienes y guarda. El conjunto y sus artículos se crean todos a la vez.

Opción B: Artículos sin ISBN o colecciones que no son libros

Para artículos sin ISBN — libros antiguos a los que les falta el código, uniformes deportivos, tecnología de aula, etc. — cambia a Crear desde cero en el primer paso del asistente. Ingresarás los detalles manualmente. Como mínimo necesitas elegir una categoría y dar un título al artículo. El resto de los campos de metadatos son opcionales y dependen de lo que hayas habilitado en Configuración → Campos para esta biblioteca.

Empieza en pequeño

No necesitas agregar toda tu colección antes de comenzar a prestar artículos. Crea un puñado de conjuntos para familiarizarte con el flujo de trabajo y luego ve construyendo el resto con el tiempo. La vista de conjunto de Mosaic tiene una pestaña de Copias donde puedes agregar más copias físicas a un conjunto existente cada vez que lleguen nuevas adquisiciones.

Paso 4: Pon código de barras a tus artículos

Recomendamos encarecidamente darle a cada artículo su propio código de barras único. Los códigos de barras hacen que el préstamo y la devolución sean rápidos, eliminan errores tipográficos en los identificadores de artículos y escalan de manera elegante a medida que tus bibliotecas crecen. En realidad no necesitas un lector de códigos de barras para usarlos — siempre puedes escribir el número de 8 dígitos a mano — pero un lector USB económico convierte cada transacción en una operación de un segundo.

Esta es la forma más sencilla de configurarlo:

1. Ve a Biblioteca → Reportes → Generar Códigos de Barras. Mosaic produce una hoja PDF imprimible de códigos de barras únicos de 8 dígitos.
2. Imprime la hoja, recorta los códigos de barras y pega cada uno en el artículo correspondiente. La cinta transparente para embalar es más duradera que las etiquetas de impresora y tiende a resistir mejor el uso repetido.
3. En Mosaic, abre el artículo que estás etiquetando (desde la pestaña Copias de su conjunto), haz clic en el campo vacío de código de barras, y escanea el código o escribe el número de 8 dígitos. Guarda.

Una vez que un artículo tiene un código de barras, está listo para circular. El personal autorizado puede prestarlo o devolverlo escaneando o escribiendo ese código de barras en el formulario de Prestar Rápido en la página de inicio de la biblioteca, o en el panel de Préstamo/Devolución del conjunto del artículo.

Los códigos de barras son opcionales — pero valen la pena

Puedes operar una biblioteca sin códigos de barras si prefieres buscar cada artículo por título al prestar y devolver. Funciona, pero es más lento y propenso a errores. Para cualquier cosa más grande que un conjunto de aula muy pequeño, recomendamos hacer el esfuerzo de poner códigos de barras a tus artículos desde el principio.

Marca la biblioteca principal de la escuela

Por defecto, una biblioteca solo aparece en el buscador de Mis Bibliotecas para el personal al que se le ha otorgado permiso sobre ella. Si estás configurando la colección principal de libros de la escuela, probablemente quieras que aparezca para cada maestro y miembro del personal sin tener que agregarlos uno por uno.

Para que una biblioteca sea visible para todos, abre Configuración → Resumen y establece el campo Biblioteca principal en Sí. La biblioteca ahora aparecerá en la lista de Mis Bibliotecas de cada miembro del personal, junto con las bibliotecas en las que tienen permiso explícito. Las otras bibliotecas — conjuntos de aula, colecciones de recursos, etc. — se quedan en la lista de exploración Otras Bibliotecas hasta que se le otorgue acceso directo a un miembro del personal.

La mayoría de las escuelas marcan exactamente una biblioteca como biblioteca principal, pero el campo no lo exige — si tienes dos colecciones para toda la escuela (por ejemplo, una biblioteca de primaria y una de secundaria), puedes marcar ambas.

Configuración solo para administradores

Solo los Administradores de Bibliotecas a nivel de sistema pueden cambiar el campo Biblioteca principal. Los administradores de una biblioteca específica — personas que tienen acceso de administrador a una biblioteca en particular pero no al módulo en su conjunto — verán el campo como solo lectura.

Acerca de los clientes

No necesitas crear una lista de clientes antes de comenzar a prestar artículos. Todo estudiante y miembro del personal activo se configura automáticamente como cliente de biblioteca, así que puedes prestarles artículos de inmediato.

Donde sí necesitas hacer algo de trabajo es al agregar a cualquier persona que no esté en el padrón de estudiantes o personal de tu escuela — padres, tutores, exalumnos, miembros de la junta, voluntarios u otros miembros de la comunidad externa. Abre el botón Clientes en la página de inicio de la biblioteca para agregar o administrar estos clientes adicionales. Pueden ser creados como personas nuevas o vinculados a registros de contacto ya existentes en Mosaic.

Listo para prestar

Con una biblioteca creada, categorías definidas, artículos agregados y códigos de barras aplicados, ya estás listo para empezar a prestar y recibir artículos. El panel completo de la biblioteca ahora será visible en la página de inicio de la biblioteca, incluyendo el botón Clientes, Prestar Rápido, Últimos Prestados y el menú de Reportes.

A partir de aquí, quizás quieras explorar:

• Inventario de Biblioteca — cómo ejecutar un inventario con escaneo de códigos de barras para encontrar artículos perdidos.
• Libros Dañados — cómo cobrar a los clientes por artículos perdidos, dañados o inservibles durante la devolución.
• Configuración de la Biblioteca → Opciones — configura los días de entrega, recordatorios y políticas de tarifas por retraso para la biblioteca.
• Configuración de la Biblioteca → Resumen — otorga a otros miembros del personal acceso a la biblioteca a nivel de Empleado, Inventario o Administrador.