Introducción a Colegiatura y Facturación

Colegiatura y Facturación es donde su escuela determina lo que debe cada familia y registra lo que paga.

En el menú principal aparece como Caja, que es también el nombre del permiso que da acceso al módulo.

El módulo abarca cuatro áreas:

Cuentas financieras — quién le debe dinero a la escuela y cuánto debe hoy cada uno.
Contratos de pago — las cuotas acordadas del año para una familia, el calendario de cuotas con el que se le facturará y las firmas de ambas partes.
La ventanilla — recibir pagos, generar cargos, aplicar créditos y emitir recibos.
Reportes — qué se prometió, qué se facturó, qué se recibió y qué queda pendiente.

Colegiatura y Facturación no es, deliberadamente, su libro mayor. Registra lo que las familias deben y lo que pagaron; el módulo de Contabilidad guarda el catálogo contable, los diarios y el cierre de periodo. Los dos están conectados — cada cuota apunta a una cuenta de ingresos — pero se configuran y se usan por separado.

Dos módulos relacionados están documentados por separado:

POS opera la tienda escolar y la caja de la cafetería. Colegiatura y Facturación puede mover dinero entre el saldo de la tarjeta POS de un estudiante y su cuenta financiera, pero la caja registradora en sí es POS.
Presupuesto lleva el control de la autorización de gasto. Una cuota cobrada aquí puede aumentar el límite de gasto de una cuenta presupuestaria.

Cuentas financieras

Cada cargo, pago y contrato de pago pertenece a una cuenta financiera. Cada cuenta tiene un código, un nombre y uno o más miembros — las personas a las que factura.

Una cuenta de Familia de Escuela normalmente agrupa a uno o más estudiantes, y es contra la que se redacta un contrato de pago.
Una cuenta de Empleado agrupa a un miembro del personal, para las cuotas que la escuela le cobra a sus propios empleados.

Una cuenta financiera no es lo mismo que un hogar o un registro de familia. Identifica a la parte a la que la escuela factura, y puede agrupar a tantas personas como sea necesario facturar juntas.

Tampoco es una cuenta del catálogo contable — ese es el sentido contable de la palabra, y es donde se registra el ingreso de una cuota. Ambos sentidos aparecen en este módulo, y por eso en estas guías se usa siempre el término largo.

La lista de Cuentas Financieras abre con tres pestañas:

Pestaña	Muestra
Actuales	Cuentas con un miembro presente este año — un estudiante matriculado o un miembro del personal empleado actualmente. Es la vista predeterminada, y la que más se necesita.
Todas activas	Todas las cuentas que no estén marcadas como inactivas, incluidas aquellas sin nadie matriculado este año.
Inactivas	Solo las cuentas marcadas explícitamente como inactivas. En una escuela con veinte años de historia, estas suelen superar varias veces en número a las activas.

Quién puede hacer qué

El acceso de Caja es escalonado: cada nivel incluye todo lo que está por debajo.

Nivel	Qué agrega
Ninguno	Sin acceso al módulo.
Ver	Ver cuentas, saldos, libros y contratos, y generar todos los reportes. No puede registrar ninguna transacción.
Caja	Recibir pagos, aplicar créditos y registrar cargos sobre obligaciones ya existentes. No puede definir lo que debe una familia.
Contratos	Definir lo que debe una familia: crear contratos, aplicar descuentos, calendarios y cuotas, y gestionar los miembros de la cuenta. No puede entregar un contrato a la familia.
Supervisor	Firmar y entregar contratos a las familias, eliminar una versión de contrato y definir los importes de cuotas y descuentos de este año.
Administrador	Configurar el catálogo de cuotas, escalas, tipos de descuento, plantillas de planes de pago y ajustes de facturación de la escuela, y decidir quién maneja la caja.

La línea que más importa está entre Caja y Contratos: Caja cobra dinero por lo que la escuela ya decidió cobrar, mientras que Contratos decide qué cobrar. El personal que atiende la ventanilla de pagos no necesita Contratos.

La línea entre Contratos y Supervisor es la firma. Crear un contrato y entregarlo a una familia son dos actos distintos, porque entregarlo envía un correo a los tutores y no se puede revertir.

Administrador afecta a todos los años futuros, no solo al actual — rige cómo está estructurado el módulo, no los importes que se cobran en un año determinado.

Cargos Masivos es un permiso aparte

Cargos Masivos no es un nivel del acceso de Caja. Es un permiso independiente con sus propios niveles, de modo que un maestro, un consejero o un director de actividades puede facturar una excursión a treinta familias sin tener ningún acceso de Caja.

Nivel	Qué permite
Ninguno	Sin acceso a los cargos masivos.
Colaborador	Crear y gestionar sus propios cargos masivos. Ve únicamente sus cargos y los compartidos con usted. No puede reducir ni eliminar un cargo una vez aplicados los pagos.
Revisor	Ver todos los cargos masivos de la escuela, pero editar solo los propios.
Administrador	Gestionar los cargos masivos de cualquier persona, incluida la reducción de un cargo que ya tiene pagos aplicados.

Permisos relacionados

Créditos POS de Caja — necesario para poner dinero en la tarjeta POS de un estudiante desde la página de la cuenta, o para mover dinero entre el saldo de la tarjeta y la cuenta financiera. Emitir saldo gastable en la tarjeta es una acción distinta de recibir un pago, y por eso tiene su propio permiso.
Administración Contable — necesario para el catálogo contable y las cuentas del sistema contra las que se contabilizan los contratos.

Qué otorgan los roles predeterminados

Rol	Caja	Cargos Masivos	Créditos POS
Cajero	Contratos	—	Editar
Gerente Financiero	Supervisor	Administrador	Editar
Director General	Administrador	Administrador	Editar

El conjunto completo de permisos que otorga cada rol está en la tabla comparativa de Roles Predeterminados.

Cómo configurarlo

Una escuela nueva recorre Colegiatura y Facturación en este orden. Cada paso depende del anterior, y saltarse pasos es la causa más común de un contrato que no se genera.

Arme el catálogo de cuotas y apunte cada cuota a una cuenta de ingresos. Nada más puede configurarse hasta que existan las cuotas.
Defina sus escalas de colegiatura — los grupos de estudiantes que pagan las mismas tarifas.
Configure los descuentos y becas, y decida en qué escalas está disponible cada uno.
Cree sus planes de pago — los conjuntos de fechas de vencimiento de las cuotas.
Registre sus cajas — quién maneja el dinero, con qué números de recibo y cuentas bancarias.
Defina sus opciones de facturación — recargos por mora, recordatorios de pago, reconocimiento de ingresos, moneda del contrato.
Revise el texto del contrato de pago, que es una carta modelo que su escuela puede editar para ajustarla a su propia redacción.
Fije las tarifas de este año para cada escala.
Genere los contratos, revíselos y fírmelos.

Los pasos 1 al 7 se hacen una vez y rara vez se retoman. El paso 8 ocurre cada año. El paso 9 ocurre cada año, para cada familia.

Más información

Guías detalladas de cada parte del módulo:

Configurar Colegiatura y Facturación — cuotas y sus cuentas de ingresos, escalas, descuentos, planes, cajas y opciones de facturación
Fijar las Tarifas de un Nuevo Año Escolar — los importes de este año, por escala
Contratos de Pago — crear, revisar y firmar el contrato de una familia
Contratos en Bloque — la lista de toda la escuela, el generador por lotes y la firma en bloque
Operación Diaria — recibir pagos, generar cargos, créditos y depósitos a la tarjeta
Cargos Masivos — un cargo, muchos estudiantes
Reportes — qué reporte responde a qué pregunta