Cargos Masivos

Un cargo, facturado a un grupo de personas, pagadero en la ventanilla como cualquier otro.

Acceso Requerido

Cargos masivos — Colaborador

Esto no forma parte del permiso de Caja. Usted puede generar cargos masivos sin ningún acceso de caja — y tener el rol de Cajero tampoco se lo otorga.

Una excursión, un uniforme, un retiro, la cuota de un examen: algo que un grupo debe y que no forma parte del contrato de pago. Cada persona recibe un cargo real en su cuenta — los estudiantes en la de su familia, el personal en la suya — y lo paga en la ventanilla de caja como cualquier otra cosa.

Vaya a Caja ▸ Cargos Masivos.

Quién puede hacer qué

Cargos Masivos es un permiso propio con sus propios niveles, porque autorizar la cuota de una excursión es la parte del trabajo escolar que ocurre en el aula. Un maestro, un consejero o un director de actividades puede necesitarlo sin tocar jamás la página de una cuenta.

Nivel	Qué permite
Colaborador	Crear y gestionar sus propios cargos. Ve los suyos y los que le compartieron. No puede reducir ni eliminar un cargo una vez aplicados los pagos.
Revisor	Ver todos los cargos masivos de la escuela, pero editar solo los propios.
Administrador	Gestionar los cargos de cualquier persona, incluida la reducción de uno que ya tiene pagos aplicados.

Crear un cargo

Nuevo cargo pide primero el encabezado:

Descripción — el texto que aparece en el estado de cuenta de cada familia y en el reporte de Cargos. Empiece a escribir y le ofrecerá descripciones que la escuela ya haya usado antes; al elegir una se traen también su monto y su cuota.
Monto — por persona.
Cuota — decide a qué cuenta de ingresos se registra el dinero. Si se deja sin definir, usa la cuota general Otros de la escuela, que se registra en Ingresos Varios. Defínala deliberadamente si el dinero pertenece a un lugar específico.
Fecha — cuándo vence.
Máximo de personas — opcional. En blanco significa sin límite.
Autorizado por — quién respalda el cargo.

Después elija quiénes están en él. Puede seleccionar estudiantes, personal o ambos, y agregar la lista completa de una clase de una vez — útil cuando una excursión es “todo séptimo grado”, y puede agregar varias clases para cobrarle a varios grupos juntos.

Un paso de revisión lista a todos con el monto que se les cobrará, y le permite cambiar un monto individual antes de confirmar.

Enviar correo a todos los agregados envía la carta estándar de “se agregó un cargo a su cuenta” — a los tutores de un estudiante, y directamente a un miembro del personal. El diálogo le dice cuántos correos van a salir.

Inscripción abierta

Marcar Inscripción abierta permite que un cajero agregue a alguien al cargo en la ventanilla. Úselo para cualquier cosa en la que una familia pueda inscribirse en el momento — una excursión, un uniforme, un programa opcional.

El precio, el texto y la cuenta de ingresos ya son suyos; el cajero solo está diciendo quién. Si usted fija un máximo, la ventanilla ve cuántos cupos quedan y no puede sobrepasarlo.

Por omisión, un cargo es visible para usted y para los administradores de Cargos Masivos. Compartir agrega colegas:

Ver les permite verlo en su propia lista de Cargos Masivos.
Editar les permite cambiar el monto y agregar o quitar personas.

Usted conserva el cargo en cualquiera de los dos casos.

Cambiar un cargo después

Editar el monto recalcula el precio de todos los que no han pagado, incluidos aquellos cuyo monto usted fijó a mano cuando los agregó. Quienes ya pagaron conservan el monto anterior, y el diálogo le dice cuántos son.

Editar la fecha la vuelve a estampar sobre cada cargo impago.

Quitar a alguien elimina el cargo de su cuenta y envía la carta estándar de “se eliminó un cargo”. Quien ya haya pagado se conserva en lugar de quitarse — ese dinero hay que resolverlo primero en la ventanilla.

Los cargos del año pasado

Una pestaña Año pasado lista los cargos masivos de la misma escuela del año anterior, en solo lectura. Responde la pregunta que se hace cada vez que se genera uno nuevo: ¿por qué cobramos esto el año pasado, y cuánto?

Duplicar, en cualquier fila — de este año o del año pasado — abre el diálogo de Nuevo cargo ya con la descripción, el monto y la cuota de ese cargo.