Configurar Colegiatura y Facturación

Todo lo que sigue se configura una vez y rara vez se retoma. Los importes que usted cobra se fijan por separado, cada año.

Acceso Requerido

Caja — Administrador

Dos pasos necesitan un permiso distinto: el catálogo contable necesita Administración Contable, y el texto del contrato de pago necesita Cartas Machotes.

Vaya a Caja, luego Menú ▸ Configuración. Las seis pestañas que hay allí son todo el contenido de esta página, en el orden en que conviene recorrerlas — cada una depende de las anteriores.

Antes de empezar: el catálogo contable

Toda cuota tiene que apuntar a una cuenta de ingresos, y Colegiatura y Facturación no le permitirá crear una sin ella. Su escuela también necesita un pequeño número de cuentas del sistema — cuentas marcadas con el papel que cumplen, no solo con un nombre y un número:

Cuenta del sistema	Qué contiene
Cuentas por Cobrar — Familias	Lo que se les ha facturado a las familias y aún no han pagado.
Ingresos No Devengados	Dinero facturado por una parte del año que la escuela todavía no ha prestado.
Anticipos Recibidos	Dinero recibido antes de que exista un cargo al cual aplicarlo.
Saldo Carnet	Dinero cargado en las tarjetas POS, que la escuela custodia en lugar de devengar.

Esto se define en la cuenta misma, en Contabilidad ▸ Configuración. Un distrito nuevo se aprovisiona con un catálogo predeterminado que ya las trae, así que en la mayoría de los casos no hay nada que hacer aquí — pero el asistente de contrato de pago se niega a funcionar si faltan las dos primeras, y es mucho más fácil notarlo ahora que en septiembre.

Paso 1: Cuotas

Configuración ▸ Cuotas es el catálogo de todo aquello por lo que su escuela puede cobrar. Una cuota es el tipo de cargo — colegiatura, matrícula, libros, un libro de biblioteca perdido. Los importes viven en otra parte.

Cuatro campos identifican una cuota:

Se aplica a — Estudiante o Empleado.
Código — una abreviatura corta, usada en exportaciones y reportes.
Nombre — lo que las familias ven en su estado de cuenta.
Cuenta — la cuenta de ingresos donde se registra el dinero de esta cuota. Obligatorio.

Después, una sola pregunta decide todo lo demás:

El tipo de cuota es la bisagra

Parte del contrato anual — colegiatura, matrícula, libros. Usted le fija un importe cada año en Tarifas, y se factura según el plan de pago cuando se genera el contrato de una cuenta.
Se cobra durante el año — un libro perdido, una excursión, un examen AP. Se factura cuando ocurre.

Para una cuota de contrato usted además responde tres preguntas de calendario:

Ajuste	Qué decide
Facturación	Cuotas la distribuye entre las fechas de vencimiento del plan · Por adelantado pone el importe completo en la primera cuota · Fecha fija le da su propia fecha de vencimiento.
Devengado	Cuándo la escuela ha ganado el dinero, que no es lo mismo que cuándo se le factura a la familia. Al cobrarse lo devenga de inmediato — la respuesta correcta cuando la cuenta a la que apunta es dinero que la escuela custodia, como un saldo de tarjeta. Las demás opciones lo distribuyen a lo largo del año.
Prorrateable	Si a un estudiante que ingresa a mitad de año se le cobra menos. Desactívelo para cuotas que siempre se cobran completas, como la matrícula.

A una cuota que se cobra durante el año no se le pregunta nada de esto. Siempre se factura por adelantado, se devenga al cobrarse y nunca se prorratea — esos ajustes solo significan algo dentro de un plan de pago, así que en lugar de registrar una respuesta sobre la que nada actúa, el diálogo de la cuota los oculta y lo advierte.

Dos ajustes más están detrás de Más opciones: Mostrar siempre mantiene visible la columna de la cuota en los reportes aunque no se le haya cobrado nada, y Requerido la marca como esperada para todos los estudiantes.

Facturación por escala

De vez en cuando un grupo de estudiantes paga una cuota con un calendario distinto al de los demás — por ejemplo, distribuir la matrícula a lo largo del plan de pago para los hijos de empleados, mientras todas las demás familias la pagan por adelantado. La acción Facturación por escala en la fila de una cuota define esa excepción por escala de colegiatura. El importe no cambia, solo cuándo se debe. Deje todas las escalas en el valor predeterminado de la cuota salvo que tenga una razón concreta.

Aumentar un presupuesto

Si su escuela usa el módulo de Presupuesto, una cuota también puede aumentar el límite de gasto de una cuenta presupuestaria por el importe cobrado. Úselo donde un programa se financia en parte con el presupuesto y en parte con una cuota — una cuota de materiales de carpintería, una cuota de participación deportiva.

Esto es un límite de gasto, no un asiento contable: el ingreso se sigue registrando íntegro en la cuenta propia de la cuota, y los gastos siguen registrándose en las suyas. El límite sube cuando se le factura a la familia, no cuando paga.

Paso 2: Escalas de colegiatura

Configuración ▸ Escalas de Colegiatura define los grupos de estudiantes que pagan las mismas tarifas — Estándar, Misionero, Hijo de Empleado, y así. Cada escala necesita un código, un nombre y una descripción opcional.

Las escalas se pueden reordenar, y ese orden se traslada a Tarifas, a Descuentos y a todos los contratos, así que póngalas en el orden en que quiera leerlas.

La escala de colegiatura se define en el estudiante, no en la cuenta financiera, de modo que una cuenta con dos hijos puede tener una escala distinta en cada uno.

Paso 3: Descuentos y becas

Configuración ▸ Descuentos contiene todos los tipos de reducción que su escuela otorga. Cada uno reduce una sola cuota nombrada, y responde cuatro preguntas.

A quién se aplica:

Aplica a	Significado
Un estudiante	Se aplica una vez, a un solo estudiante que usted elige en el contrato.
Cada estudiante	Se aplica por separado a cada estudiante del contrato.
Cuenta (distribuir)	Un monto a nivel de cuenta, dividido equitativamente entre los estudiantes matriculados.
Múltiples hijos	Se aplica cuando una familia inscribe a varios hermanos. Usted fija un porcentaje por posición de hermano — segundo hijo, tercer hijo, y así.

Cuánto: un Monto es una suma fija, un Porcentaje es una parte de la cuota. Un descuento predefinido usa la misma cifra para todas las cuentas; uno ajustable se ingresa por familia cuando se otorga, opcionalmente hasta un máximo que usted fija aquí.

Dónde queda registrado lo que se deja de cobrar: una cuenta contable opcional. La cuota de arriba es de dónde se descuenta; esta es la cuenta que refleja lo otorgado. Si la deja vacía, el descuento no genera ningún asiento contable propio.

Cuándo aplica — desde el menú de Acciones de cada descuento. Por escala de colegiatura, un descuento es Automático (se aplica sin que nadie lo pida), Manual (se le ofrece al cajero, que decide) o No disponible. Además puede restringir los automáticos a determinados planes de pago — un descuento por pagar el año en un solo pago, por ejemplo.

Paso 4: Planes de pago

Configuración ▸ Planes de Pago. Un plan no es más que un conjunto de fechas de vencimiento de cuotas — Mensual, Trimestral, Dos Semestres, Pago Completo. Cuando un contrato usa uno, las cuotas de la cuenta marcadas como Cuotas en su facturación, menos los descuentos, se dividen equitativamente entre esas fechas.

Cree uno eligiendo una frecuencia — cuántos pagos, cada cuánto, el primer mes de pago y el día del mes en que vencen — y luego ajustando cualquier fecha individual. Lo que se guarda es la lista generada, no la regla que la produjo.

Un plan puede llevar opcionalmente un ajuste automático: un cargo por financiamiento o un descuento por pago anticipado que se aplica automáticamente a cualquier cuenta puesta en él. Un ajuste porcentual se calcula sobre una sola cuota base nombrada, nunca sobre el contrato completo.

Paso 5: Cajas

Configuración ▸ Cajas registra a las personas y los puestos que reciben dinero y emiten recibos. Cada uno tiene un código, un nombre, el siguiente número de recibo que se emitirá, y una cuenta bancaria por cada moneda que la escuela maneja. Una se marca como la caja principal.

Los depósitos en efectivo y cheques se registran contra la cuenta bancaria indicada aquí, pendientes de depósito.

Paso 6: Opciones de facturación

Configuración ▸ Opciones de Facturación contiene tres paneles de alcance escolar.

Recargos por mora y recordatorios. Cuántos días de atraso antes de que salga un correo de recordatorio, cuántos antes de que se aplique un recargo por mora, el recargo como porcentaje del total pendiente, y si se capitaliza mensualmente. Ambos procesos son automáticos una vez activados, y cualquiera de los dos puede desactivarse después para una cuenta individual.

Reconocimiento de ingresos. Cómo se reconocen en su libro mayor los ingresos por colegiatura: el primer mes, en cuántos meses se distribuyen y el día del mes con que se fecha cada asiento. El ingreso se reparte equitativamente en esa ventana sin importar cuándo pague realmente la familia. Las cuotas por adelantado, como la matrícula, se reconocen en cambio en su fecha de cargo.

Moneda del contrato de pago. Si el contrato impreso muestra su moneda principal, ambas, o solo la secundaria. Los importes se convierten al tipo de cambio de la fecha en que se genera el contrato, de modo que una corrección posterior a la tabla de tipos de cambio no puede reformular un contrato ya entregado a una familia. Esto requiere que el distrito tenga configurada una moneda secundaria.

Paso 7: El texto del contrato de pago

El contrato que firman las familias es una carta machote, lo que significa que su escuela puede reescribirlo con sus propias palabras. Se edita en Cartas Machotes, en el menú de usuario, dentro de la categoría Contrato de Pago — un permiso distinto al del resto de esta página, y otra parte de la aplicación.

Vale la pena revisar al mismo tiempo cuatro cartas hermanas, ya que se envían a las familias automáticamente una vez que el módulo está funcionando:

Cajero: Contrato de pago listo para firmar — se envía cuando el personal entrega un contrato a la familia.
Cajero: Recordatorio de pago atrasado
Cajero: Recargo por pago atrasado aplicado a su cuenta
Cajero: Nuevo cargo en su cuenta

Está listo cuando

Todas las cuotas que su escuela cobra existen, apuntan a una cuenta de ingresos y están marcadas como parte del contrato anual o como cobradas durante el año.
Cada grupo de estudiantes que paga tarifas distintas tiene una escala de colegiatura.
Todos los descuentos que usted otorga existen, nombran la cuota que reducen y están marcados como Automático, Manual o No disponible en cada escala.
Al menos un plan de pago tiene fechas de cuotas.
Al menos una caja está registrada, con una cuenta bancaria y un número de recibo inicial.
Alguien ha leído completo el texto del contrato de pago, en todos los idiomas en que su escuela lo envía.

Siguiente: fije los importes de este año para cada escala, y luego genere los contratos.